In diesem Artikel
Herr Lehmann bekommt einen Brief von seiner Krankenkasse. Darin steht, dass für ihn eine elektronische Patientenakte angelegt wird, wenn er nicht widerspricht. Er liest den Brief zweimal, legt ihn dann auf den Stapel mit den Dingen, um die er sich später kümmern will, und fragt beim nächsten Besuch seine Tochter: „Muss ich da jetzt etwas machen? Und wer kann da eigentlich alles reinschauen?“
Diese Fragen höre ich oft. Die Patientenakte, kurz ePA, ist für viele Menschen eines der großen Fragezeichen der letzten Jahre. In der Zeitung liest man von Datenschutz und von Pannen, beim Arzt hört man, dass alles einfacher werden soll, und den Brief der Kasse versteht man nur halb.
Dabei ist das Grundprinzip gar nicht kompliziert. Die ePA ist eine Art Ordner für Ihre Gesundheitsunterlagen, den es nicht mehr auf Papier, sondern digital gibt. Sie müssen nichts tun, damit sie funktioniert. Aber Sie können eine Menge selbst bestimmen, wenn Sie möchten.
Hier erkläre ich, was in der Akte steht, wer sie wie lange sehen darf, wie Sie sie mit oder ohne Handy verwalten und wie Sie widersprechen, falls Sie die Akte gar nicht wollen. Auch sonst lässt sich bei Arzt und Amt vieles im Internet erledigen. Was genau, zeige ich Ihnen in meinen Anleitungen für Arztpraxis und Behörde.
Kurz gesagt:
- Die Akte gibt es meist schon, Sie müssen nichts tun.
- Praxen sehen sie nur, wenn Sie Ihre Karte einlesen lassen.
- Ganz oder teilweise widersprechen geht jederzeit.
Was ist die elektronische Patientenakte?
Stellen Sie sich einen Aktenordner vor, in dem alle wichtigen Unterlagen zu Ihrer Gesundheit gesammelt werden: welche Medikamente Sie nehmen, was im letzten Arztbrief stand, welche Befunde es gibt. Früher lagen diese Papiere verstreut in verschiedenen Praxen, im Krankenhaus und in Ihrer Schublade zu Hause.
Die elektronische Patientenakte ist genau dieser Ordner, nur digital. Sie wird von Ihrer Krankenkasse bereitgestellt, gehört aber Ihnen. Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken, bei denen Sie in Behandlung sind, können hineinschauen und neue Unterlagen ablegen.
Der Vorteil zeigt sich vor allem dann, wenn mehrere Stellen beteiligt sind. Der Hausarzt sieht, was die Fachärztin verschrieben hat. Im Krankenhaus weiß man, welche Tabletten Sie täglich nehmen, auch wenn Sie die Liste gerade nicht dabeihaben. Doppelte Untersuchungen und gefährliche Kombinationen von Medikamenten lassen sich so leichter vermeiden.
Habe ich schon eine ePA, ohne etwas getan zu haben?
Sehr wahrscheinlich ja. Seit 2025 legen die gesetzlichen Krankenkassen für alle Versicherten automatisch eine Patientenakte an, es sei denn, man hat ausdrücklich widersprochen. Das nennt man Widerspruchslösung: Wer nichts tut, bekommt die Akte.
Seit Herbst 2025 sind Arztpraxen grundsätzlich verpflichtet, die Akte zu nutzen und wichtige Unterlagen dort einzustellen. Wenn Sie also einen Brief Ihrer Kasse bekommen und nichts unternommen haben, gibt es Ihre Akte jetzt.
Das bedeutet aber nicht, dass sie schon voll ist. Viele Akten enthalten bisher nur wenig, weil erst nach und nach Unterlagen hinzukommen. Was vor der Einführung in den Praxen lag, wird nicht automatisch nachgetragen. Privat Versicherte bekommen die ePA übrigens nur, wenn ihre Versicherung sie anbietet.
Was steht in Ihrer elektronischen Patientenakte – und was nicht?
Ein Teil kommt ganz von selbst in die Akte. Andere Unterlagen legen Ärzte nur dann ab, wenn sie für Ihre weitere Behandlung wichtig sind. Grob kann man es so einteilen:
- Automatisch: die Medikamente, die Ihnen per E-Rezept verschrieben wurden, als Medikationsliste.
- Automatisch: die Abrechnungsdaten der Krankenkasse, also welche Leistungen abgerechnet wurden.
- Von der Praxis eingestellt: Arztbriefe, Befunde, Laborwerte, Entlassbriefe aus dem Krankenhaus.
- Von Ihnen selbst eingestellt: zum Beispiel eingescannte alte Befunde, wenn Sie die App nutzen.
Was nicht in der Akte steht: die vollständigen Aufzeichnungen Ihrer Ärzte. Die Praxis führt ihre eigene Kartei weiter wie bisher. In die ePA kommen nur die Unterlagen, die auch für andere Behandelnde wichtig sind. Wie die Medikationsliste mit dem E-Rezept zusammenhängt, erkläre ich ausführlich im Artikel So lösen Sie Ihr E-Rezept ein – mit Karte, App oder Ausdruck.
Wer darf in meine Akte schauen und wie lange?
Das ist für die meisten die wichtigste Frage. Die Antwort hängt an Ihrer Gesundheitskarte. Erst wenn Sie die Karte in einer Praxis, einem Krankenhaus oder einer Apotheke einlesen lassen, bekommt diese Stelle Zugriff auf Ihre Akte.
Und dieser Zugriff ist zeitlich begrenzt. Eine Arztpraxis darf normalerweise 90 Tage lang hineinschauen, eine Apotheke nur drei Tage. Danach ist die Tür wieder zu, bis Sie das nächste Mal Ihre Karte vorlegen. Wer die App nutzt, kann diese Fristen verkürzen, verlängern oder einer Praxis den Zugriff ganz entziehen.
Ihre Krankenkasse selbst kann die Inhalte Ihrer Akte nicht lesen. Sie stellt nur den Platz zur Verfügung, ähnlich wie ein Vermieter, der den Schlüssel zu Ihrem Schrank nicht hat. Auch Arbeitgeber, Versicherungen oder Behörden haben keinen Zugriff.
Brauche ich dafür ein Handy oder einen Computer?
Nein. Die Akte funktioniert auch, wenn Sie selbst nie hineinschauen. Ihre Ärzte nutzen sie über ihre Praxisprogramme, Sie zeigen wie gewohnt Ihre Gesundheitskarte vor. Mehr müssen Sie nicht tun.
Wer aber selbst sehen möchte, was in der Akte steht, oder bestimmen will, wer was sieht, braucht die ePA-App der eigenen Krankenkasse. Jede Kasse hat ihre eigene App, sie heißt meist wie die Kasse mit dem Zusatz ePA. Es gibt sie für Handy und Tablet, viele Kassen bieten zusätzlich eine Fassung für den Computer an.
Laden Sie die App nur aus dem offiziellen App-Store Ihres Geräts herunter und achten Sie darauf, dass Ihre Krankenkasse als Anbieter genannt ist. Wie man erkennt, woher eine App wirklich stammt, übe ich in Lektion 7 meines Videokurses „Computer verstehen“.
Die ePA-App einrichten – Schritt für Schritt
Die Einrichtung ist der aufwendigste Teil, danach wird es einfach. Planen Sie etwas Zeit ein und legen Sie sich alles bereit, bevor Sie anfangen.
- Laden Sie die ePA-App Ihrer Krankenkasse herunter und öffnen Sie sie.
- Bestätigen Sie, wer Sie sind. Das geht mit der Gesundheitskarte und der dazugehörigen PIN oder mit dem Personalausweis mit Online-Funktion.
- Legen Sie Ihre Zugangsdaten fest. Viele Kassen nennen das GesundheitsID. Damit melden Sie sich künftig an, ohne jedes Mal die Karte zu brauchen.
- Schauen Sie sich in Ruhe um: Medikationsliste, Dokumente, Zugriffe.
Die PIN für die Gesundheitskarte ist nicht dieselbe wie die Ihrer Bankkarte. Sie wird bei der Krankenkasse beantragt und kommt per Post, oft mit einer neuen Karte. Wenn Sie den Personalausweis nutzen möchten, zeige ich Ihnen, wie Sie den Ausweis fürs Internet freischalten.
Inzwischen geht es bei vielen Kassen auch ohne PIN, zum Beispiel bei der Techniker Krankenkasse, der Barmer, der DAK und der IKK classic. Dafür gibt es die Nect Wallet. Das ist eine kostenlose App der Hamburger Firma Nect, die nur für diesen einen Schritt da ist. Sie halten Ihren Personalausweis oder Reisepass an die Rückseite des Handys, die App liest den Chip im Ausweis aus. Danach nehmen Sie ein kurzes Video von Ihrem Gesicht auf, das mit dem Foto im Ausweis verglichen wird. Viele Kassen nennen das „ePass-Verfahren“. Laden Sie die Nect Wallet nur, wenn die App Ihrer Krankenkasse Sie dazu auffordert, und dann aus dem offiziellen App Store oder Play Store.
Was Sie in der App selbst regeln können
Ist die App eingerichtet, sehen Sie zum ersten Mal, was in Ihrer Akte liegt. Bei vielen ist das am Anfang erstaunlich wenig, oft nur die Medikationsliste mit den letzten Rezepten.
Unter dem Punkt Zugriffe oder Berechtigungen sehen Sie, welche Praxen und Apotheken gerade hineinschauen dürfen und bis wann. Dort können Sie einer Praxis den Zugriff entziehen oder die Dauer ändern, etwa wenn Sie eine Fachärztin nur einmal besucht haben.
Außerdem gibt es ein Protokoll. Darin steht, wer wann auf Ihre Akte zugegriffen hat. Das ist beruhigend: Sie können jederzeit nachsehen, ob nur die Stellen hineingeschaut haben, bei denen Sie tatsächlich waren.
Wer in Ihre Akte schauen darf – und wie lange
Die Frist beginnt, wenn Sie Ihre Gesundheitskarte einlesen lassen. Ein Kästchen im Balken steht für 30 Tage.
- ArztpraxisDanach erst wieder mit Ihrer Karte.90 Tage
- ApothekeReicht zum Einlösen Ihrer Rezepte.3 Tage
- Sie selbst und Ihre VertretungÜber die App oder die Ombudsstelle.jederzeit
- KrankenkasseSie stellt nur den Platz bereit.kein Einblick
Dokumente verbergen oder löschen
Nicht jede Unterlage muss jeder Arzt sehen. Vielleicht möchten Sie nicht, dass Ihr Zahnarzt den Befund Ihrer Psychotherapeutin kennt. Dafür gibt es in der App zwei Möglichkeiten.
Ein Dokument verbergen bedeutet: Es bleibt in der Akte, aber nur Sie selbst können es sehen. Sie können es später wieder freigeben. Ein Dokument löschen bedeutet: Es ist endgültig weg und lässt sich nicht wiederherstellen.
Überlegen Sie vor dem Löschen kurz, ob die Unterlage nicht doch einmal wichtig sein könnte, etwa bei einer Operation oder im Notfall. Im Zweifel ist Verbergen die bessere Wahl. Sprechen Sie im Zweifel auch mit Ihrem Hausarzt darüber, was er unbedingt sehen sollte. Wenn Sie dafür erst einen Termin brauchen, zeige ich Ihnen, wie Sie Praxistermine im Internet vereinbaren.
Einen Angehörigen als Vertretung benennen
Viele ältere Menschen möchten sich nicht selbst mit der App beschäftigen, hätten aber gern, dass jemand aus der Familie den Überblick behält. Auch das ist vorgesehen.
In der App können Sie bis zu fünf Personen als Vertretung benennen, zum Beispiel Ihren Sohn oder Ihre Tochter. Diese Person braucht dann selbst eine ePA-App und kann damit Ihre Akte ansehen und für Sie verwalten, genau so, als wären Sie es selbst.
Das ist eine große Erleichterung, setzt aber Vertrauen voraus. Die Vertretung sieht alles, was in Ihrer Akte steht. Sie können die Vertretung jederzeit wieder beenden. Wer im Notfall außerdem schnell an Ihre wichtigsten Angaben kommen soll, findet Hinweise im Artikel So richten Sie den Notfallpass auf Ihrem Handy ein.
Ohne App: die Ombudsstelle der Krankenkasse
Sie haben kein Smartphone oder möchten keine App einrichten, wollen aber trotzdem etwas regeln? Dafür hat jede Krankenkasse eine sogenannte Ombudsstelle. Das ist eine Anlaufstelle, die Sie per Telefon, Brief oder vor Ort erreichen.
Die Ombudsstelle kann für Sie zum Beispiel einer bestimmten Praxis den Zugriff entziehen, einen Widerspruch aufnehmen oder Ihnen das Zugriffsprotokoll zuschicken. Die Inhalte Ihrer Akte kann sie selbst nicht lesen. Ihre Unterlagen bleiben also auch dann privat.
Die Kontaktdaten der Ombudsstelle stehen meist im Brief, den Sie zur ePA bekommen haben, und auf der Internetseite Ihrer Kasse. Im Zweifel hilft auch die normale Service-Nummer weiter, die Sie auf der Rückseite Ihrer Gesundheitskarte oder auf Schreiben der Kasse finden.
So widersprechen Sie der elektronischen Patientenakte – ganz oder teilweise
Sie möchten die Akte gar nicht? Dann können Sie jederzeit widersprechen, auch heute noch, wenn sie längst angelegt ist. Der Widerspruch geht an Ihre Krankenkasse, formlos per Brief, über die Ombudsstelle oder, falls Sie sie schon haben, in der App. Die Kasse löscht die Akte dann mit allen Inhalten.
Es gibt auch einen Mittelweg. Sie können einzelnen Teilen widersprechen und die Akte sonst behalten. Möglich ist das zum Beispiel:
- gegen die automatische Übernahme Ihrer E-Rezepte in die Medikationsliste,
- gegen das Einstellen der Abrechnungsdaten Ihrer Krankenkasse,
- gegen den Zugriff einer bestimmten Praxis oder Apotheke.
Ein Widerspruch ist keine Entscheidung für immer. Wer es sich anders überlegt, kann die Akte später wieder anlegen lassen. Verloren gehen dann allerdings die Unterlagen, die zwischendurch gelöscht wurden.
Wie sicher sind Ihre Daten in der elektronischen Patientenakte?
Ganz ohne Risiko ist kein digitales System. Die Daten der ePA liegen verschlüsselt auf besonders geschützten Rechnern in Deutschland, und nur Stellen mit einem zugelassenen Zugang zum Gesundheitsnetz kommen überhaupt an sie heran. Sicherheitsforscher haben in der Vergangenheit Schwachstellen gefunden, die vor dem bundesweiten Start geschlossen werden mussten.
Für Sie selbst zählen vor allem zwei Dinge. Geben Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte und Ihre Zugangsdaten zur App niemals weiter, auch nicht am Telefon. Ihre Krankenkasse fragt Sie nie danach. Und seien Sie misstrauisch bei E-Mails oder Nachrichten, die Sie auffordern, Ihre ePA über einen Link zu bestätigen. Echte Nachrichten Ihrer Kasse kommen per Post oder in der offiziellen App.
Abwägen müssen Sie am Ende selbst: auf der einen Seite der Nutzen, wenn im Notfall alle Informationen da sind, auf der anderen Seite das Gefühl, persönliche Daten digital abzulegen. Beides ist eine berechtigte Haltung.
Wenn die Einrichtung nicht klappt
Die häufigste Hürde ist die PIN der Gesundheitskarte. Haben Sie keine, bestellen Sie sie bei Ihrer Kasse. Das dauert meist ein bis zwei Wochen. Schneller geht es oft mit der Nect Wallet, falls Ihre Kasse sie anbietet. Manche Kassen bieten auch an, die Identität in einer Filiale vor Ort zu bestätigen.
Erkennt das Handy die Karte nicht, halten Sie sie flach an die Rückseite des Geräts und bewegen Sie sie langsam, bis es vibriert oder ein Ton kommt. Die Stelle, an der das Handy Karten liest, ist bei jedem Modell etwas anders. Hülle abnehmen hilft oft.
Und wenn die App ganz streikt: Rufen Sie die Service-Nummer Ihrer Kasse an und fragen Sie nach Hilfe bei der ePA. Die Mitarbeiter dort kennen die üblichen Probleme und können oft schnell sagen, woran es liegt.
Hilfe bei der Patientenakte in Berlin-Charlottenburg
Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg oder Umgebung wohnen, komme ich gern zu Ihnen nach Hause. Wir richten gemeinsam die ePA-App Ihrer Krankenkasse ein, schauen nach, was schon in Ihrer Akte liegt, und stellen die Zugriffe so ein, wie Sie es möchten. Auf Wunsch zeige ich auch Ihren Angehörigen, wie sie Sie als Vertretung unterstützen können.
Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.