In diesem Artikel
Frau Wagner wartet auf eine E-Mail von ihrer Krankenkasse. Am Telefon hatte man ihr gesagt: „Wir schicken Ihnen das Formular gleich zu.“ Das war vor drei Tagen. Jeden Morgen schaut sie in ihr Postfach, aber da ist nichts. Schließlich ruft sie noch einmal an. „Doch, die ist rausgegangen“, sagt die Dame am Telefon. „Schauen Sie mal in Ihren Spam-Ordner.“
Frau Wagner hat diesen Ordner noch nie geöffnet. Sie wusste nicht einmal, dass es ihn gibt. Und tatsächlich: Da liegt die E-Mail der Krankenkasse, zwischen Werbung für Wundermittel und angeblichen Gewinnen.
Das passiert ständig und ist kein Fehler von Ihnen. Jedes E-Mail-Postfach sortiert verdächtige Nachrichten automatisch aus, und manchmal erwischt es dabei auch eine echte. Wer weiß, wo der Spam-Ordner ist und wie man eine E-Mail daraus zurückholt, verpasst nichts Wichtiges mehr.
In diesem Artikel zeige ich, wo Sie den Ordner finden, wie Sie eine E-Mail retten, wie Sie verhindern, dass es wieder passiert, und warum Sie mit echtem Spam lieber gar nichts machen.
Das Wichtigste vorweg:
- Erwartete E-Mail nicht da? Zuerst im Spam-Ordner nachsehen.
- Mit „Kein Spam“ zurückholen und den Absender ins Adressbuch aufnehmen.
- Unbekannte Nachrichten im Spam einfach liegen lassen.
Was der Spam-Ordner eigentlich macht
Spam ist unerwünschte Post: Werbung, die Sie nie bestellt haben, Gewinnspiele, die es nicht gibt, und betrügerische Nachrichten. Ohne Filter wäre das Postfach jeden Tag voll davon.
Deshalb prüft Ihr E-Mail-Anbieter jede eingehende Nachricht, bevor sie bei Ihnen ankommt. Wirkt sie verdächtig, landet sie nicht im Posteingang, sondern in einem eigenen Ordner. Das funktioniert wie ein Sieb, das das Grobe zurückhält.
Meistens liegt der Filter richtig. Aber er ist nicht perfekt. Eine echte E-Mail von einer Behörde, einer Arztpraxis oder einem Online-Shop kann für ihn genauso aussehen wie Werbung. Dann landet sie im Spam, obwohl sie für Sie wichtig ist. Solche Stolperstellen gibt es rund um E-Mail einige. Die häufigsten habe ich in meinem Überblick zu typischen E-Mail-Problemen zusammengetragen.
Wo Sie den Spam-Ordner finden
Der Spam-Ordner steht in der Liste der Ordner, meist links neben Ihren E-Mails, unter dem Posteingang. Er heißt nicht überall gleich:
- Bei Gmail heißt er Spam.
- Bei GMX und WEB.DE heißt er Spamverdacht.
- Bei Outlook und Hotmail heißt er Junk-E-Mail.
- Bei T-Online und vielen anderen heißt er einfach Spam.
Manchmal ist die Ordnerliste eingeklappt. Dann sehen Sie nur Posteingang und Gesendet. Klicken Sie auf Mehr oder auf einen kleinen Pfeil, dann erscheinen die übrigen Ordner. Steht eine Zahl neben dem Spam-Ordner, zeigt sie, wie viele ungelesene Nachrichten dort liegen.
In drei Schritten zurück in den Posteingang
So sieht es in vielen Postfächern aus, die Namen unterscheiden sich etwas.
- Posteingang3
- 1Spam12
- Gesendet
- Papierkorb
- unbekanntGewinn! Sie wurden ausgewählt
- 2KrankenkasseIhr Formular
- unbekanntWundermittel zum Sonderpreis
- 1Spam-Ordner öffnenEr steht in der Ordnerliste, oft unter dem Posteingang.
- 2Erwartete E-Mail suchenAm schnellsten über den Namen des Absenders.
- 3Auf „Kein Spam“ klickenDie E-Mail wandert zurück in den Posteingang.
Eine E-Mail aus dem Spam zurückholen
Öffnen Sie den Spam-Ordner und suchen Sie die E-Mail, auf die Sie warten. Bei vielen Nachrichten hilft das Suchfeld oben: Tippen Sie den Namen des Absenders ein, etwa den Ihrer Krankenkasse.
Markieren Sie die E-Mail oder öffnen Sie sie. Oben finden Sie dann einen Knopf mit der Aufschrift Kein Spam, Nicht Spam oder Kein Junk. Ein Klick darauf, und die E-Mail wandert zurück in den Posteingang. Gleichzeitig lernt der Filter, dass dieser Absender in Ordnung ist.
Öffnen Sie die E-Mail erst danach im Posteingang. Manche Anbieter sperren Links und Bilder in Nachrichten, solange sie im Spam-Ordner liegen. Im Posteingang funktioniert alles wieder normal. Enthält die Nachricht einen Anhang, zeige ich Ihnen in einer eigenen Anleitung, wie Sie den E-Mail-Anhang öffnen und aufbewahren.
Damit es nicht wieder passiert: Absender ins Adressbuch
Am sichersten verhindern Sie, dass E-Mails eines Absenders erneut im Spam landen, wenn Sie ihn in Ihr Adressbuch aufnehmen. Viele Filter lassen Nachrichten von bekannten Kontakten grundsätzlich durch.
Öffnen Sie dafür die E-Mail und klicken Sie auf den Namen oder die Adresse des Absenders. Meist erscheint dann ein kleines Fenster mit Zu Kontakten hinzufügen oder Ins Adressbuch. Bestätigen Sie, fertig.
Das lohnt sich besonders für Absender, deren Post Sie auf keinen Fall verpassen wollen: Ihre Hausarztpraxis, die Krankenkasse, die Hausverwaltung, die Familie. Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse von jemandem bekommen, tragen Sie sie gleich ein, bevor die erste Nachricht kommt.
Wann Sie im Spam-Ordner nachsehen sollten
Sie müssen den Spam-Ordner nicht jeden Tag durchsehen. Es reicht, gezielt nachzuschauen, wenn Sie auf etwas warten. Typische Fälle sind eine Bestellbestätigung, ein Link zum Zurücksetzen eines Passworts, eine Terminbestätigung oder eine Antwort von einer Behörde. Und falls Sie gar nicht erst in Ihr Postfach hineinkommen, weil das Passwort fehlt: Ich habe Ihnen aufgeschrieben, was hilft, wenn das Passwort weg ist.
Gerade E-Mails, die automatisch verschickt werden, landen gern im Spam. Sie sehen für den Filter aus wie Massenpost, weil sie an viele Menschen gleichzeitig gehen.
Eine gute Gewohnheit: Wenn eine erwartete Nachricht nach zehn Minuten nicht im Posteingang ist, werfen Sie einen kurzen Blick in den Spam-Ordner, bevor Sie anrufen oder etwas neu anfordern.
Warum echte E-Mails im Spam landen
Der Filter achtet auf viele kleine Zeichen. Eine Nachricht mit wenig Text und einem großen Bild wirkt verdächtig. Ebenso Wörter wie kostenlos oder dringend, Links zu unbekannten Seiten oder ein Absender, von dem Sie noch nie Post bekommen haben.
Echte Firmen und Behörden schreiben manchmal genau so. Eine Rechnung mit einem Link, eine Mitteilung mit dem Wort dringend, eine erste E-Mail von einem neuen Absender. Für den Filter ist das schwer zu unterscheiden.
Auch umgekehrt passiert es: Eine betrügerische Nachricht rutscht durch und landet im Posteingang. Der Filter ist eine Hilfe, aber keine Garantie. Ihr eigener Blick bleibt wichtig.
Am Handy in den Spam-Ordner schauen
In der E-Mail-App auf dem Handy ist der Spam-Ordner oft gut versteckt. Tippen Sie oben links auf das Symbol mit den drei Strichen oder auf Postfächer. Dann erscheint die Liste der Ordner, und weiter unten steht Spam, Spamverdacht oder Junk.
Bei der Mail-App des iPhones sehen Sie den Spam-Ordner nur, wenn Sie in der Postfachliste auf Ihr E-Mail-Konto tippen. Dort sind alle Ordner aufgelistet, die es bei Ihrem Anbieter gibt.
Zurückholen geht am Handy ähnlich wie am Computer: E-Mail öffnen, auf das Symbol für Verschieben tippen, meist ein Ordner mit Pfeil, und den Posteingang auswählen. Manche Apps zeigen auch direkt einen Knopf Kein Spam.
Was wirklich Spam ist, lassen Sie liegen
Die meisten Nachrichten im Spam-Ordner gehören genau dorthin. Mit ihnen machen Sie am besten gar nichts. Öffnen müssen Sie sie nicht, antworten schon gar nicht.
Diese Regeln gelten für alles im Spam-Ordner, das Sie nicht erwartet haben:
- Keine Links anklicken, auch wenn die Nachricht dringend klingt.
- Keine Anhänge öffnen, besonders keine Dateien, die Sie nicht erwartet haben.
- Nicht antworten, auch nicht mit „Bitte keine Post mehr“. Damit bestätigen Sie nur, dass Ihre Adresse benutzt wird.
- Keine Daten eingeben, auch wenn die Seite aussieht wie die Ihrer Bank.
Woran Sie eine betrügerische Nachricht genau erkennen und was Sie dann tun, zeige ich Ihnen in einem eigenen Artikel.
Nicht auf „Abmelden“ klicken
Unten in vielen Werbe-E-Mails steht ein Link Abmelden oder Newsletter abbestellen. Bei seriöser Werbung, die Sie einmal selbst bestellt haben, funktioniert das auch, und Sie können ihn benutzen.
Bei echtem Spam ist der Abmelden-Link dagegen eine Falle. Er führt oft auf eine betrügerische Seite oder bestätigt den Absendern, dass Ihre Adresse aktiv ist. Danach bekommen Sie eher mehr Spam als weniger.
Die Faustregel: Kennen Sie den Absender und haben Sie sich selbst irgendwann dort angemeldet, dürfen Sie abbestellen. Kennen Sie ihn nicht, lassen Sie die E-Mail einfach im Spam-Ordner liegen.
Was tun mit einer E-Mail im Spam?
- Sie haben sie erwartet?Auf „Kein Spam“ klicken und den Absender ins Adressbuch.
- Absender unbekannt?Liegen lassen. Nicht öffnen, nicht antworten.
- Abmelden‑Link?Nur bei Absendern, bei denen Sie sich selbst angemeldet haben.
Spam selbst melden
Landet trotzdem eine Werbe- oder Betrugs-E-Mail in Ihrem Posteingang, können Sie dem Filter helfen. Markieren Sie die Nachricht und klicken Sie auf Spam, Als Spam melden oder Junk. Sie wandert dann in den Spam-Ordner, und der Filter merkt sich die Merkmale.
Das ist besser als einfaches Löschen. Beim Löschen ist die Nachricht weg, aber der Filter hat nichts dazugelernt. Beim Melden wird Ihr Postfach mit der Zeit immer sauberer.
Ob eine Nachricht echt ist oder nicht, prüfen Sie dabei in Ruhe, so wie ich es in Lektion 5 meines Videokurses „Computer verstehen“ mit Meldungen auf dem Bildschirm übe: erst lesen, dann entscheiden, nie unter Druck klicken.
Wenn E-Mails der Familie im Spam landen
Besonders ärgerlich ist es, wenn Nachrichten von Kindern, Enkeln oder Freunden im Spam-Ordner verschwinden. Das passiert öfter bei der ersten E-Mail von einer neuen Adresse, bei Nachrichten mit vielen Fotos im Anhang oder bei E-Mails, die nur aus einem Link bestehen, etwa zu einem Fotoalbum im Internet.
Die Lösung ist dieselbe wie oben: E-Mail mit Kein Spam zurückholen und den Absender ins Adressbuch aufnehmen. Danach kommen seine Nachrichten in aller Regel zuverlässig im Posteingang an.
Sagen Sie Ihrer Familie ruhig Bescheid, dass Sie gelegentlich in den Spam-Ordner schauen. Und bitten Sie darum, bei wichtigen Dingen kurz anzurufen oder eine Nachricht aufs Handy zu schicken: „Ich habe dir eine E-Mail geschickt.“ Dann wissen Sie, wonach Sie suchen.
Den Filter strenger oder milder einstellen
Bei manchen Anbietern können Sie in den Einstellungen festlegen, wie streng der Spam-Filter arbeitet. Ein strenger Filter sortiert mehr aus, erwischt dabei aber auch häufiger echte Nachrichten. Ein milder Filter lässt mehr Werbung durch.
Für die meisten Menschen ist die Voreinstellung die beste Wahl. Ändern Sie sie nur, wenn wirklich regelmäßig wichtige E-Mails im Spam landen oder umgekehrt der Posteingang voller Werbung ist. Und ändern Sie immer nur eine Stufe, dann beobachten Sie ein paar Tage, was passiert.
Wo die Einstellung steckt, ist je nach Anbieter verschieden. Meist finden Sie sie über das Zahnrad-Symbol oben rechts, unter einem Punkt wie Spamschutz oder Junk-E-Mail.
Wie lange E-Mails im Spam-Ordner bleiben
Der Spam-Ordner leert sich bei den meisten Anbietern von selbst. Nachrichten, die älter als einige Wochen sind, oft 30 Tage, werden automatisch gelöscht. Wenn Sie also eine wichtige E-Mail suchen, die vor zwei Monaten kam, ist sie möglicherweise schon weg.
Sie können den Ordner auch selbst leeren. Meist gibt es oben einen Knopf Spam-Ordner leeren oder Alle löschen. Schauen Sie vorher kurz durch, ob nicht doch etwas Wichtiges dabei ist.
Ein voller Spam-Ordner belegt übrigens auch Speicherplatz in Ihrem Postfach. Wenn Ihr Postfach voll ist, ist das Leeren des Spam-Ordners einer der schnellsten Wege, Platz zu schaffen. Was Sie sonst noch tun können, wenn in Ihrem Postfach kein Platz mehr ist, habe ich Ihnen gesondert aufgeschrieben.
Wenn eine erwartete E-Mail gar nicht ankommt
Steht die Nachricht weder im Posteingang noch im Spam, prüfen Sie zuerst die anderen Ordner. Manche Postfächer sortieren Werbung und Mitteilungen in eigene Bereiche, etwa Werbung, Benachrichtigungen oder Soziale Netzwerke.
Fragen Sie dann beim Absender nach, an welche Adresse die E-Mail ging. Ein Tippfehler in der Adresse ist häufiger, als man denkt. Ein Punkt zu viel, ein vertauschter Buchstabe, und die Nachricht geht ins Leere.
Und schließlich: Ist Ihr Postfach voll, werden neue Nachrichten abgewiesen. Dann hilft nur Aufräumen, bevor der Absender es noch einmal versucht.
Hilfe beim E-Mail-Postfach in Berlin-Charlottenburg
Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg oder Umgebung wohnen, komme ich gern zu Ihnen nach Hause. Wir schauen gemeinsam in Ihren Spam-Ordner, holen wichtige Nachrichten zurück und tragen die Absender, die Ihnen wichtig sind, ins Adressbuch ein. So kommt die Post von Arzt, Kasse und Familie künftig dort an, wo Sie sie suchen.
Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.