So verbinden Sie Ihren Drucker mit dem PC – per Kabel oder WLAN

Der neue Drucker steht auf dem Tisch. Die Verpackung ist weg. Papier ist eingelegt. Die Tintenpatronen sind eingesetzt. Eigentlich müsste man jetzt nur noch auf „Drucken“ klicken. Eigentlich.

Denn vorher müssen sich Drucker und Computer erst einmal kennenlernen. Und genau an dieser Stelle beginnt bei vielen neuen Druckern die Verwirrung. Wie Sie den Drucker mit dem PC verbinden, zeige ich Ihnen hier.

Soll ich den Drucker mit einem Kabel anschließen? Muss er ins WLAN? Brauche ich eine App?

Warum möchte der Drucker plötzlich ein Benutzerkonto? Und weshalb findet der Computer einen Drucker, der einen Stock tiefer beim Nachbarn steht, aber ausgerechnet den eigenen nicht?

Die gute Nachricht: Das Grundprinzip ist viel einfacher, als die Einrichtung manchmal vermuten lässt. Was Sie bei späteren Störungen tun können, zeige ich Ihnen in meinem Ratgeber-Bereich zu Drucker und Scanner.

Für eine erfolgreiche Einrichtung sind wichtig:

• Eine Verbindung per USB-Kabel oder über Ihr WLAN.
• Bei WLAN: Drucker und Computer im selben Heimnetz.
• Ein Testdruck, bevor Sie den Drucker regelmäßig verwenden.

Zuerst müssen Sie entscheiden: Kabel oder WLAN?

Ein Drucker kann auf unterschiedliche Arten mit dem Computer verbunden werden. Die beiden häufigsten sind: über ein USB-Kabel oder über Ihr WLAN.

Bei einer USB-Verbindung führt ein Kabel direkt vom Drucker zum Computer. Das ist die einfachste Form der Verbindung. Computer und Drucker hängen gewissermaßen direkt aneinander.

Bei einem WLAN-Drucker sieht es anders aus. Der Drucker wird mit demselben Heimnetzwerk verbunden, das auch Ihr Computer benutzt.

Der Drucker steht dann beispielsweise im Arbeitszimmer, während Sie mit dem Laptop am Küchentisch sitzen. Ein Kabel zwischen beiden Geräten ist nicht notwendig.

Das ist bequem. Die Einrichtung ist dafür manchmal etwas komplizierter.

So verbinden Sie einen USB-Drucker mit dem PC

Das funktioniert allerdings nicht immer sofort. Manchmal benötigt Windows zusätzliche Software des Druckerherstellers.

Und manchmal liegt genau hier schon das erste kleine Problem: Bei vielen neuen Druckern befindet sich gar kein USB-Kabel mehr im Karton. Der Drucker besitzt zwar einen Anschluss. Das passende Kabel muss aber separat gekauft werden.

So verbinden Sie einen WLAN-Drucker mit dem PC

Ein WLAN-Drucker wird normalerweise nicht direkt mit Ihrem Computer verbunden. Stattdessen verbindet er sich mit Ihrem Router. Das ist wichtig zu verstehen.

Stellen Sie sich Ihr WLAN wie einen kleinen Treffpunkt für Ihre Geräte vor. Dort befinden sich zum Beispiel: Ihr Computer. Ihr Smartphone. Ihr Tablet. Ihr Fernseher. Und künftig auch Ihr Drucker.

Befinden sich Computer und Drucker im selben Netzwerk, können sie miteinander kommunizieren. Das bedeutet auch: Wenn der Drucker nicht richtig mit dem WLAN verbunden ist, kann der Computer ihn häufig nicht finden.

Der Drucker braucht normalerweise Ihr WLAN-Passwort

Bei der ersten Einrichtung müssen Sie dem Drucker mitteilen, mit welchem WLAN er sich verbinden soll. Auf Druckern mit Bildschirm wählen Sie normalerweise Ihr WLAN aus einer Liste aus. Anschließend geben Sie das WLAN-Passwort ein.

Genau hier passiert erstaunlich häufig der erste Fehler. Das WLAN-Passwort ist nicht unbedingt dasselbe wie das Passwort für Ihren Computer. Es ist auch nicht Ihr E-Mail-Passwort. Und nicht das Passwort Ihres Druckerkontos.

Gesucht wird der Schlüssel für Ihr Funknetz. Bei vielen Routern steht dieser auf einem Aufkleber am Gerät. Vielleicht finden Sie dort Bezeichnungen wie: WLAN-Schlüssel, Wi-Fi Password, Netzwerkschlüssel oder WLAN-Kennwort. Ist der Aufkleber nicht mehr lesbar, hilft Ihnen mein Artikel Wie Sie Ihr WLAN-Passwort anzeigen lassen – am Router, PC und Handy

Wenn das Passwort stimmt, verbindet sich der Drucker mit dem Netzwerk. Danach sollte er grundsätzlich für andere Geräte in diesem WLAN erreichbar sein.

Manche Drucker haben überhaupt keinen richtigen Bildschirm

Dann wird die Sache etwas interessanter. Ein kleiner Drucker besitzt vielleicht lediglich einige Tasten und Kontrollleuchten. Dort kann man natürlich kein WLAN-Passwort bequem eintippen.

Deshalb verwenden viele Hersteller für die erste Einrichtung inzwischen eine App oder ein Programm. Sie installieren beispielsweise die Software des Herstellers auf Ihrem Computer oder Smartphone.

Die Software sucht nach dem neuen Drucker. Anschließend führt sie Sie durch die Einrichtung und überträgt die WLAN-Daten an das Gerät.

Das klingt komplizierter, als es sein muss. Leider ist die Qualität dieser Programme sehr unterschiedlich. Manche führen verständlich durch die Einrichtung.

Andere möchten erst einmal ein Benutzerkonto erstellen, Werbung anzeigen, zusätzliche Dienste anbieten und Ihnen erklären, wie hervorragend Ihr neuer Drucker ist. Dabei wollten Sie eigentlich nur eine Seite ausdrucken.

Brauche ich wirklich die Software des Herstellers?

Nicht immer. Für das reine Drucken kann Windows viele Drucker selbst einrichten. Dann reicht häufig der automatisch installierte Druckertreiber.

Ein Treiber ist vereinfacht gesagt die Übersetzung zwischen Computer und Drucker. Der Computer sagt: „Drucke dieses Dokument.“ Der Treiber sorgt dafür, dass der Drucker versteht, was genau gemeint ist.

Für zusätzliche Funktionen kann die Herstellersoftware trotzdem sinnvoll sein. Zum Beispiel für: Scannen. Tintenfüllstände. Wartung. Druckkopfreinigung. besondere Papierformate. beidseitiges Drucken. oder bestimmte Fotoeinstellungen.

Ich würde allerdings nicht automatisch jedes Programm installieren, das ein Druckerhersteller anbietet. Ein Drucker benötigt keine fünf Zusatzprogramme, nur damit Sie einen Brief ausdrucken können.

Windows kann selbst nach einem Drucker suchen

Wenn der Drucker eingeschaltet und mit dem Netzwerk verbunden ist, können Sie unter Windows prüfen, ob er erkannt wird. Unter aktuellen Windows-Versionen finden Sie die Drucker normalerweise unter: Einstellungen › Bluetooth und Geräte › Drucker und Scanner.

Dort können Sie nach einem neuen Gerät suchen. Taucht Ihr Drucker auf, wählen Sie ihn aus und lassen Windows die Einrichtung durchführen. Danach sollte er in Programmen wie Word, Ihrem Browser oder einem PDF-Programm als Drucker auswählbar sein.

Aber warum werden manchmal gleich mehrere Drucker angezeigt?

Das passiert häufig. Sie möchten etwas ausdrucken und sehen plötzlich Namen wie:

• HP OfficeJet 8020
• HP OfficeJet 8020 Network
• HP OfficeJet 8020 Series
• Microsoft Print to PDF
• Fax
• OneNote
• und vielleicht noch einen Drucker, den Sie vor sechs Jahren weggeworfen haben.

Nicht jeder Eintrag ist ein echter Drucker. „Microsoft Print to PDF“ erstellt beispielsweise eine PDF-Datei.

Ein alter Drucker kann noch in Windows gespeichert sein, obwohl er längst nicht mehr existiert. Und manchmal wird dasselbe Gerät über unterschiedliche Verbindungsarten mehrfach eingerichtet.

Das führt schnell dazu, dass versehentlich der falsche Drucker ausgewählt wird. Deshalb lohnt es sich, die Druckerliste gelegentlich aufzuräumen.

Der richtige Drucker sollte als Standard eingestellt sein

Wenn Sie fast immer denselben Drucker verwenden, können Sie ihn als Standarddrucker festlegen. Dann müssen Sie ihn nicht bei jedem Druckvorgang erneut auswählen.

Das klingt nach einer Kleinigkeit. Im Alltag verhindert es aber einige der häufigsten Druckprobleme.

Denn nicht selten funktioniert der Drucker vollkommen einwandfrei. Das Dokument wird nur an den falschen Drucker geschickt. Oder an „Microsoft Print to PDF“. Dann passiert auf dem Schreibtisch natürlich gar nichts.

Im Bild erklärt

Wohin geht der Druckauftrag?

Ein Blick auf die Auswahl im Druckfenster erspart oft langes Suchen am Gerät.

DruckenBeispiel

Drucker auswählen

Ihr DruckerBereit · PapierausgabeRichtig

Microsoft Print to PDFErstellt eine Datei

Alter DruckerVielleicht noch gespeichert

✓Erst auswählen, dann drucken

Wenn „Print to PDF“ aktiv ist, kommt kein Blatt aus dem Drucker. Stattdessen wird eine PDF-Datei gespeichert.

Machen Sie nach der Einrichtung einen ganz einfachen Test

Bevor Sie versuchen, eine zehnseitige PDF-Datei, ein Foto oder einen wichtigen Brief zu drucken, würde ich zunächst eine Testseite verwenden. Viele Drucker können über Windows oder über ihre eigene Software eine Testseite ausgeben.

Damit lässt sich schnell prüfen:

• Hat der Computer den richtigen Drucker gefunden?
• Kommt der Druckauftrag an?
• Funktioniert die Verbindung?
• Sind Papier und Tinte richtig eingesetzt?
• Druckt das Gerät grundsätzlich?

Wenn diese Testseite funktioniert, ist die eigentliche Verbindung normalerweise in Ordnung. Kommt dabei nur ein leeres Blatt heraus, erkläre ich Ihnen gesondert, was hilft, wenn der Drucker nur leere Seiten druckt.

„Der Drucker wird als offline angezeigt“

Das ist wahrscheinlich eine der bekanntesten Druckermeldungen überhaupt. „Drucker offline“ bedeutet zunächst nur: Der Computer kann den Drucker gerade nicht erreichen. Das heißt nicht automatisch, dass der Drucker kaputt ist.

Bei einem WLAN-Drucker kann beispielsweise Folgendes passiert sein:

• Der Drucker ist ausgeschaltet.
• Er befindet sich im Energiesparmodus.
• Er hat die WLAN-Verbindung verloren.
• Der Router wurde ausgetauscht.
• Das WLAN-Passwort wurde geändert.
• Der Drucker ist mit einem anderen Netzwerk verbunden.
• Oder Windows verwendet noch eine alte Druckerverbindung.

Deshalb hilft es wenig, bei „offline“ sofort neue Tintenpatronen zu bestellen oder den Drucker neu zu installieren. Zuerst sollte geklärt werden, ob die Netzwerkverbindung überhaupt noch besteht.

Ein neuer Router kann den Drucker plötzlich „verschwinden“ lassen

Das sehe ich immer wieder. Ein neuer Router wird eingerichtet. Computer und Smartphone funktionieren wieder. Das Internet läuft. Nur der Drucker ist plötzlich verschwunden. Was Sie außer dem Drucker noch einrichten müssen, wenn Sie einen neuen Router haben, habe ich in einem eigenen Artikel gesammelt.

Der Grund ist häufig sehr einfach: Der Drucker kennt noch das alte WLAN. Er versucht also weiterhin, sich mit einem Netzwerk zu verbinden, das gar nicht mehr existiert.

In diesem Fall muss der Drucker nicht am Computer repariert werden. Er muss zunächst mit dem neuen WLAN verbunden werden. Erst danach kann der Computer ihn wieder erreichen.

2,4 GHz und 5 GHz können ebenfalls eine Rolle spielen

Viele Router verwenden unterschiedliche Funkbereiche. Häufig sind das 2,4 GHz und 5 GHz. Moderne Geräte kommen damit normalerweise problemlos zurecht. Bei älteren oder einfacheren Druckern kann es allerdings vorkommen, dass sie nur 2,4 GHz unterstützen.

Das kann bei der Einrichtung zu einer merkwürdigen Situation führen: Das Smartphone sieht das WLAN. Der Computer sieht das WLAN. Aber der Drucker scheinbar nicht.

Dann liegt das Problem möglicherweise nicht am Passwort und auch nicht am Drucker selbst. Der Drucker versteht schlicht nicht jede angebotene Funkverbindung.

Der Standort des Druckers ist wichtiger, als man denkt

Ein WLAN-Drucker braucht natürlich WLAN-Empfang. Steht der Router am anderen Ende der Wohnung und der Drucker hinter zwei dicken Wänden, kann die Verbindung instabil werden.

Das zeigt sich manchmal erst später. Heute druckt er. Morgen ist er offline. Nach einem Neustart funktioniert er wieder. Dann plötzlich nicht mehr.

In solchen Fällen wird oft die Druckersoftware immer wieder neu installiert. Das eigentliche Problem ist aber das WLAN. Gerade in größeren Wohnungen oder Altbauten kann das eine Rolle spielen.

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Praxis-Check

WLAN-Drucker richtig aufstellen

• Empfang beachtenZwischen Router und Drucker können Wände das Signal schwächen.
• Schwankungen beobachtenWenn er mal druckt und mal offline ist, kann die Verbindung instabil sein.
• Ursache prüfenEine neue Installation der Druckersoftware behebt schwaches WLAN nicht.

Muss der Drucker eigentlich mit dem Internet verbunden sein?

Zum Drucken innerhalb Ihres eigenen Heimnetzwerks ist nicht zwingend das Internet selbst entscheidend. Entscheidend ist zunächst, dass Computer und Drucker miteinander kommunizieren können.

Trotzdem verwenden moderne Drucker zunehmend Internetdienste. Dazu gehören beispielsweise: Herstellerkonten. Cloud-Druckfunktionen. automatische Verbrauchsmaterial-Bestellungen. Firmware-Updates. Scan-Dienste. oder Druck-Apps.

Ob Sie diese Funktionen tatsächlich brauchen, ist eine andere Frage. Für einen normalen Brief muss ein Drucker nicht unnötig kompliziert eingerichtet werden.

Vorsicht bei der ersten Google-Suche nach „Druckertreiber“

Wenn ein Drucker nicht funktioniert, suchen viele Menschen im Internet nach dem Namen des Geräts und dem Wort „Treiber“. Dabei sollte man etwas aufpassen. Nicht jede Webseite, die einen angeblichen Druckertreiber anbietet, gehört tatsächlich zum Hersteller.

Ich würde Treiber und Druckersoftware möglichst direkt beim Hersteller herunterladen oder Windows die Installation übernehmen lassen.

Programme von irgendwelchen „Driver Download“-Seiten sind dafür nicht notwendig. Im schlechtesten Fall installiert man sich damit mehr Probleme, als man vorher hatte.

Auch der Scanner muss manchmal separat eingerichtet werden

Bei einem Multifunktionsgerät kann das Drucken bereits funktionieren, während der Scanner noch nicht eingerichtet ist. Das wirkt zunächst unlogisch. Schließlich steckt beides im selben Gerät.

Technisch handelt es sich aber um unterschiedliche Funktionen. Windows kann deshalb den Drucker bereits kennen, während zum Scannen noch eine zusätzliche App oder Herstellersoftware benötigt wird.

Wenn Sie ein Multifunktionsgerät gekauft haben, würde ich deshalb immer beides testen: Drucken. Und Scannen. Nicht erst drei Monate später, wenn plötzlich ein wichtiges Dokument eingescannt werden muss. Und falls das Scannen dann streikt, habe ich Ihnen aufgeschrieben, was Sie bei Scannerproblemen selbst tun können.

Ein Drucker sollte am Ende langweilig sein

Das ist eigentlich mein bevorzugter Zustand. Sie möchten etwas drucken. Sie klicken auf „Drucken“. Das Papier kommt heraus. Fertig.

Sie sollten nicht jedes Mal überlegen müssen: Ist der Drucker heute online? Welcher der vier Einträge ist der richtige? Muss ich mich irgendwo anmelden? Warum öffnet sich eine Hersteller-App? Wo ist der Druckauftrag geblieben?

Eine gute Druckereinrichtung merkt man deshalb vor allem daran, dass man sie anschließend kaum noch bemerkt.

Wenn Sie einen neuen Drucker einrichten, würde ich diese Dinge prüfen

• Der Drucker ist mit dem richtigen WLAN verbunden oder per USB angeschlossen.
• Der Computer erkennt das Gerät.
• Der richtige Drucker ist als Standard eingestellt.
• Eine Testseite lässt sich drucken.
• Bei einem Multifunktionsgerät funktioniert auch der Scanner.
• Alte oder doppelte Druckereinträge sind entfernt.
• Nur die Software, die tatsächlich gebraucht wird, ist installiert.
• Und Sie wissen, wie Sie den Drucker später wiederfinden, falls er einmal „offline“ erscheint.

Dann ist die Einrichtung abgeschlossen. Nicht wenn sieben Programme des Druckerherstellers installiert wurden. Nach genau diesem Maßstab gehe ich auch vor, wenn ich Drucker bei Ihnen zu Hause einrichte.

Wie Sie prüfen, woher ein Programm stammt, bevor Sie zum Beispiel eine Drucker-Software installieren, zeige ich in Lektion 7 meines Videokurs „Computer verstehen“.

Der neue Drucker will einfach nicht mit dem Computer sprechen?

Dann muss man nicht zwangsläufig alles wieder löschen und von vorne anfangen.

Meist lässt sich ziemlich schnell herausfinden, an welcher Stelle die Verbindung fehlt: zwischen Drucker und WLAN, zwischen Computer und Drucker, bei der Software oder einfach bei der Auswahl des richtigen Geräts.

Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg wohnen, kann ich Ihren neuen Drucker bei Ihnen zu Hause einrichten und gleichzeitig dafür sorgen, dass Sie ihn anschließend möglichst unkompliziert benutzen können.

Auf Wunsch richte ich auch das Scannen ein, entferne alte Druckereinträge und prüfe, ob die WLAN-Verbindung am Standort des Druckers zuverlässig funktioniert.

Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.

Denn ein Drucker darf durchaus komplizierte Technik enthalten. Sie sollten davon beim Drucken nur möglichst wenig merken.