So verbinden Sie Ihren Drucker mit dem WLAN – ganz ohne Kabel

Der Drucker steht seit Jahren auf dem Schreibtisch, gleich neben dem Computer. Ein dickes Kabel verbindet die beiden. Funktioniert. Aber jetzt soll der Schreibtisch ins andere Zimmer, und der Drucker passt dort nicht mehr hin.

Oder die Tochter fragt beim Besuch: „Kann ich mal eben die Bordkarte vom Handy ausdrucken?“ Und Sie müssen sagen: Nein, das geht nur vom Computer aus. Das ändert sich, sobald Sie Ihren Drucker mit dem WLAN verbinden.

Viele Drucker könnten längst ohne Kabel arbeiten. Sie wurden nur nie so eingerichtet, weil es mit dem Kabel einfacher war.

Hier zeige ich, wie Sie herausfinden, ob Ihr Drucker WLAN kann, wie Sie ihn ins Funknetz bringen und was danach am Computer zu tun ist, damit er nicht plötzlich zweimal auftaucht.

Vom Kabel ins WLAN in drei Schritten:

• Prüfen, ob der Drucker WLAN kann.
• Den Drucker über Display, WPS-Taste oder App ins WLAN bringen.
• Am Computer neu hinzufügen und den alten Eintrag entfernen.

Lohnt es sich für Sie, den Drucker mit dem WLAN zu verbinden?

Ein Drucker im WLAN hat ein paar handfeste Vorteile. Er darf stehen, wo Platz ist, und nicht nur dort, wo das Kabel hinreicht. Sie können vom Laptop auf dem Sofa drucken. Und vom Handy oder Tablet geht es oft auch.

Ehrlicherweise hat das Kabel aber auch einen Vorteil: Es ist sehr zuverlässig. Kein Passwort, kein Funkloch, kein Router, der dazwischenfunkt.

Wenn Sie nur einen Computer haben, der Drucker direkt daneben steht und Sie nie vom Handy drucken möchten, dürfen Sie das Kabel ruhig behalten. Dann ist dieser Artikel eher etwas für später.

Wenn aber einer der Vorteile oben für Sie zählt, lohnt sich die halbe Stunde, die das Umstellen meist dauert. Und falls der Drucker später einmal streikt, habe ich Ihnen häufige Druckerprobleme samt Lösungen zusammengestellt.

Kann Ihr Drucker überhaupt WLAN?

Nicht jeder Drucker kann ins WLAN. Gerade ältere oder sehr günstige Modelle haben nur einen Anschluss für das USB-Kabel. Ob Ihrer es kann, verraten meist schon ein paar Kleinigkeiten:

• eine Taste oder ein Lämpchen mit dem Funk-Symbol, einem kleinen Fächer aus gebogenen Linien,
• ein Menüpunkt „WLAN“, „Wireless“ oder „Netzwerk“ im Display des Druckers,
• die Wörter „WLAN“, „Wi-Fi“ oder „Wireless“ auf dem Karton oder in der Anleitung,
• eine Buchse für ein Netzwerkkabel an der Rückseite, die etwas breiter ist als ein Telefonstecker.

Die Netzwerkbuchse allein bedeutet noch kein WLAN. Sie zeigt aber, dass der Drucker im Heimnetz arbeiten kann. Dann ließe er sich notfalls mit einem langen Netzwerkkabel direkt an den Router anschließen.

Sind Sie unsicher, geben Sie die Modellbezeichnung von der Vorderseite des Druckers in eine Suchmaschine ein. Auf der Seite des Herstellers steht bei den technischen Daten, ob WLAN dabei ist.

Was Sie vorher bereitlegen

Lassen Sie das USB-Kabel vorerst noch stecken. Es kommt erst ab, wenn der Drucker im WLAN ist.

Erster Weg: über das Display des Druckers

Hat Ihr Drucker einen kleinen Bildschirm mit Tasten oder zum Antippen, ist das meist der einfachste Weg. Die Menüs sind bei jedem Hersteller etwas anders, der Ablauf aber fast immer gleich:

1. Öffnen Sie am Drucker die Einstellungen. Oft ist das ein Zahnrad oder ein Werkzeug-Symbol.
2. Suchen Sie den Punkt „Netzwerk“, „WLAN“ oder „Wireless“.
3. Wählen Sie den „WLAN-Einrichtungsassistenten“ oder einen ähnlich klingenden Punkt.
4. Der Drucker zeigt eine Liste der WLANs in der Nähe. Wählen Sie Ihres aus.
5. Tippen Sie das Passwort ein und bestätigen Sie.

Nach ein paar Sekunden meldet der Drucker, dass die Verbindung steht. Bei vielen Geräten leuchtet dann das Funk-Lämpchen dauerhaft, statt zu blinken.

Nehmen Sie sich beim Passwort Zeit. Ein einziger falscher Buchstabe, und der Drucker sagt nur knapp: „Verbindung fehlgeschlagen“. Dann einfach noch einmal, ganz in Ruhe.

Zweiter Weg: die WPS-Taste

Viele Drucker ohne großen Bildschirm verbinden sich über einen Tastendruck. Das Verfahren heißt WPS. Der Router und der Drucker tauschen dabei das Passwort von selbst aus, ohne dass Sie etwas eintippen müssen.

So geht es meistens: Halten Sie am Drucker die Taste mit dem Funk-Symbol ein paar Sekunden gedrückt, bis das Lämpchen blinkt. Drücken Sie dann innerhalb von zwei Minuten am Router die Taste für WPS. Bei einer FRITZ!Box heißt sie je nach Modell „WPS“ oder „Connect“.

Wie lange man welche Taste drücken muss, unterscheidet sich von Gerät zu Gerät. Ein Blick in die Anleitung des Druckers spart hier Rätselraten.

Klappt es nicht auf Anhieb, ist das kein Grund zur Sorge. Warten Sie, bis beide Geräte wieder ruhig sind, und versuchen Sie es noch einmal.

Dritter Weg: die App des Herstellers

Fast alle Druckerhersteller bieten eine kostenlose App für das Handy an. Sie führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung und erkennt den Drucker oft von selbst.

Laden Sie die App nur aus dem offiziellen App-Store Ihres Handys. Warum das so wichtig ist und was eine App überhaupt ist, erkläre ich Ihnen ganz einfach in einem eigenen Artikel. Den richtigen Namen finden Sie in der Anleitung oder auf der Seite des Herstellers.

Manche Apps möchten, dass Sie ein Kundenkonto anlegen, und bieten Tinten-Abos an. Für das Einrichten im WLAN ist beides meist nicht nötig. Achten Sie auf Knöpfe wie „Überspringen“ oder „Später“.

Einige Drucker lassen sich auch über die Software auf dem Computer einrichten, solange das USB-Kabel noch steckt. Das Programm fragt dann nach Ihrem WLAN und überträgt die Angaben über das Kabel an den Drucker.

Hat es geklappt? Die Netzwerkseite verrät es

Fast jeder Drucker kann eine Seite ausdrucken, auf der steht, wie er gerade verbunden ist. Sie heißt zum Beispiel „Netzwerkkonfiguration“, „Netzwerkbericht“ oder „WLAN-Testbericht“.

Sie finden sie im Menü des Druckers unter „Berichte“ oder „Netzwerk“. Bei Druckern ohne Display gibt es oft eine Tastenkombination dafür, die in der Anleitung steht.

Auf dieser Seite schauen Sie nur auf drei Zeilen: Steht dort „Verbunden“? Steht dort der Name Ihres WLANs? Und steht bei der Adresse eine Zahlenreihe mit Punkten? Wenn ja, ist der Drucker im WLAN angekommen.

Heben Sie diese Seite auf. Wenn später einmal etwas hakt, ist sie für jeden, der helfen soll, Gold wert.

Im Bild erklärt

Drei Zeilen auf der Netzwerkseite

Mehr müssen Sie auf dem Ausdruck nicht lesen.

Netzwerkkonfiguration

WLAN

Druckername

Bürodrucker

1Verbindungsstatus

Verbunden

2Netzwerkname (SSID)

Sonnenschein-WLAN

Signalstärke

Gut

3IP-Adresse

192.168.1.34

Subnetzmaske

255.255.255.0

Kanal

6

• 1VerbundenDer Drucker ist im WLAN angemeldet.
• 2Ihr WLAN-NameNicht das Gäste-WLAN und kein fremdes Netz.
• 3Zahlen mit PunktenDer Drucker hat eine Adresse im Heimnetz bekommen.

So verbinden Sie danach Ihren Computer mit dem WLAN-Drucker

Der Drucker ist im WLAN, aber der Computer weiß davon noch nichts. Er kennt den Drucker nur über das Kabel. Ziehen Sie deshalb jetzt das USB-Kabel ab und fügen Sie den Drucker neu hinzu.

Bei Windows 11 geht das über Einstellungen › Bluetooth und Geräte › Drucker und Scanner und dann „Gerät hinzufügen“. Bei Windows 10 heißt der Weg Einstellungen › Geräte › Drucker und Scanner, dort „Drucker oder Scanner hinzufügen“.

Windows sucht dann im WLAN nach Druckern. Nach einem Moment erscheint Ihr Modell in der Liste. Klicken Sie daneben auf „Gerät hinzufügen“ und warten Sie, bis Windows fertig ist.

Machen Sie danach gleich eine Probeseite. Ein Brief, eine E-Mail, irgendetwas. Kommt sie heraus, ist das Wichtigste geschafft. Kommt nur ein leeres Blatt heraus, hat der Drucker den Auftrag immerhin bekommen. Für diesen Fall habe ich Ihnen aufgeschrieben, was gegen weiße Ausdrucke hilft.

Warum der Drucker jetzt zweimal da ist

Schauen Sie danach noch einmal in die Liste unter „Drucker und Scanner“. Oft steht Ihr Drucker dort jetzt zweimal. Der alte Eintrag gehört zum Kabel, der neue zum WLAN. Manchmal heißt einer davon „Kopie 1“.

Das ist harmlos, führt aber zu Verwirrung. Wer beim Drucken versehentlich den alten Eintrag wählt, wartet vergeblich, denn das Kabel ist ja ab. Was sich dann im Fenster tut und was die Meldung „Drucker offline“ bedeutet, erkläre ich Ihnen gesondert.

Klicken Sie deshalb den alten Eintrag an und wählen Sie „Entfernen“. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher der alte ist: Drucken Sie eine Probeseite über einen der beiden. Der Eintrag, der nicht druckt, ist der alte.

Stellen Sie zum Schluss den neuen Eintrag als Standarddrucker ein. Bei Windows 11 müssen Sie dafür vorher den Schalter „Windows verwaltet Standarddrucker“ ausschalten.

Das Kabel kommt in die Schublade, nicht in den Müll

Das USB-Kabel brauchen Sie im Alltag nicht mehr. Wegwerfen würde ich es trotzdem nicht.

Ändert sich später einmal etwas am WLAN, etwa bei einem neuen Router, kann das Kabel helfen. Damit drucken Sie auch dann, wenn der Drucker gerade nicht im WLAN ist. Und manche Hersteller-Programme brauchen es für die Einrichtung.

Legen Sie es zusammen mit der Netzwerkseite und dem Zettel mit dem WLAN-Passwort in eine Schublade nahe beim Drucker. Ein Gummiband drum, fertig.

03

Praxis-Check

Ist der Drucker gut umgezogen?

• Netzwerkseite geprüft?Dort stehen „Verbunden“ und der Name Ihres WLANs.
• Probeseite gekommen?Ein Ausdruck vom Computer, ohne Kabel.
• Alter Eintrag weg?Nur noch ein Drucker in der Liste, als Standard eingestellt.

Drucken vom Handy und Tablet

Jetzt, wo der Drucker im WLAN ist, können oft auch Handy und Tablet darauf drucken. Viele finden ihn ganz von selbst, wenn sie im selben WLAN sind.

Beim iPhone und iPad tippen Sie auf das Teilen-Symbol, ein Kästchen mit Pfeil nach oben, und dann auf „Drucken“. Bei Android-Handys steht „Drucken“ meist im Menü mit den drei Punkten oder ebenfalls beim Teilen.

Taucht der Drucker dort nicht auf, hilft die App des Herstellers. Mit ihr klappt es bei fast allen Modellen.

Und die Bordkarte Ihrer Tochter? Die kommt jetzt direkt vom Handy aufs Papier, ohne Umweg über Ihren Computer.

Wohin mit dem Drucker?

Der Drucker darf jetzt woanders stehen. Ganz egal ist der Platz aber nicht, denn er muss das WLAN gut empfangen. Ein paar Regeln helfen:

• nicht in einen geschlossenen Schrank, schon gar nicht aus Metall,
• nicht direkt neben die Mikrowelle oder den Kühlschrank,
• lieber auf einen Tisch oder ein Regal als auf den Boden,
• nicht ins hinterste Zimmer, wenn der Router am anderen Ende der Wohnung steht,
• in Reichweite einer Steckdose, ohne Verlängerung quer durch den Raum.

Wenn Sie den Drucker umgestellt haben, drucken Sie die Netzwerkseite noch einmal aus. Steht bei der Signalstärke etwas wie „schwach“, rücken Sie ihn ein Stück näher an den Router.

Wenn der Drucker nicht ins WLAN will

Das Häufigste zuerst: ein Tippfehler im Passwort. Prüfen Sie Groß- und Kleinschreibung und die Zeichen, die sich ähneln.

Manche Drucker können nur mit dem älteren Funkband 2,4 GHz umgehen. Hat Ihr Router für beide Funkbänder unterschiedliche Namen, wählen Sie am Drucker den Namen für 2,4 GHz. Und wählen Sie nicht das Gäste-WLAN, auch wenn es in der Liste auftaucht. Warum, steht im Artikel Ihr Drucker wird nicht erkannt? So findet der Computer ihn wieder

Sehr alte Drucker beherrschen manchmal die heutigen Sicherheitsverfahren im WLAN nicht mehr. Dann ist das Kabel die bessere Lösung. Das ist keine Niederlage, sondern vernünftig.

Und wenn alles stimmt und es trotzdem nicht klappt, schalten Sie Drucker und Router einmal aus und wieder ein. Erst den Router, dann nach zwei Minuten den Drucker. Und falls es auch danach nicht klappt: Auf einer eigenen Seite beschreibe ich, wie ich Ihren Drucker vor Ort einrichte.

Wie Sie einen Fehler eingrenzen, bevor Sie Einstellungen verändern, zeige ich ausführlich in Lektion 9 meines Videokurs „Computer verstehen“.

Hilfe beim Drucker im WLAN in Berlin-Charlottenburg

Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg wohnen, komme ich gerne zu Ihnen nach Hause. Ich bringe Ihren Drucker ins WLAN, richte ihn am Computer neu ein, räume den alten Eintrag weg und zeige Ihnen, wie Sie vom Handy aus drucken.

Gemeinsam suchen wir auch einen Platz, an dem der Drucker gut steht und gutes WLAN hat.

Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.

Am Telefon reicht übrigens ein Satz wie: „Mein Drucker hängt am Kabel, und ich möchte ihn ins WLAN bringen.“ Damit weiß ich schon ziemlich viel.