Ihr E-Mail-Postfach ist voll? Das können Sie jetzt tun

Seit drei Tagen wundert sich Frau Krüger, warum niemand auf ihre E-Mails antwortet. Dann ruft ihre Schwester an: „Ich habe dir zweimal geschrieben, aber die Mail kommt zurück. Da steht, dein Postfach ist voll.“

Frau Krüger hat davon nichts gemerkt. Keine Warnung, kein Hinweis, jedenfalls keiner, den sie gesehen hätte. Neue E-Mails kamen einfach nicht mehr an.

Ein volles Postfach ist eines der häufigsten E-Mail-Probleme, gerade bei kostenlosen Postfächern, die man seit vielen Jahren nutzt. Die gute Nachricht: Es lässt sich in einer halben Stunde beheben, ohne dass Sie wichtige Nachrichten verlieren.

Hier zeige ich, woran Sie ein volles Postfach erkennen, wo der Platz eigentlich bleibt und wie Sie gezielt aufräumen.

So bekommt Ihr Postfach wieder Luft:

• Papierkorb, Spam und „Gesendet“ nicht vergessen.
• Große E-Mails mit Fotos zuerst, vorher die Anhänge sichern.
• Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.

Was bedeutet „E-Mail-Postfach voll“ eigentlich?

Ihre E-Mails liegen nicht nur auf Ihrem Computer, sondern vor allem beim E-Mail-Anbieter, auf dessen Rechnern im Internet. Jeder Anbieter stellt dafür eine bestimmte Menge Speicherplatz zur Verfügung. Bei kostenlosen Postfächern ist das oft nur ein Gigabyte oder wenige Gigabyte.

Klingt nach viel, ist es aber nicht, wenn man zehn Jahre lang Fotos per E-Mail bekommt. Ist der Platz aufgebraucht, nimmt der Anbieter keine neuen Nachrichten mehr an. Wer Ihnen schreibt, bekommt seine E-Mail mit einer Fehlermeldung zurück.

Das Postfach ist also nicht kaputt. Es ist nur voll, wie ein Briefkasten, in den kein Umschlag mehr passt. Was Ihnen sonst noch hilft, damit Ihr Postfach keinen Ärger macht, habe ich in meinem großen Überblick zu E-Mail ohne Ärger zusammengestellt.

Wichtig zu wissen: Der Speicher Ihres Postfachs hat nichts mit dem Speicher Ihres Computers zu tun. Auch wenn auf Ihrem Computer noch viel Platz frei ist, kann das Postfach beim Anbieter voll sein. Aufräumen auf dem Computer hilft deshalb nicht. Es muss beim Anbieter selbst Platz geschaffen werden, also dort, wo Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden.

Woran Sie es merken

Oft fällt ein volles Postfach erst auf, wenn jemand sich beschwert. Diese Zeichen deuten darauf hin:

• Seit einigen Tagen kommen keine neuen E-Mails mehr an, nicht einmal Werbung.
• Bekannte erzählen, dass ihre Nachrichten zurückkommen.
• Beim Anmelden erscheint oben ein farbiger Hinweis auf den Speicherplatz.
• Der Anbieter hat Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff „Speicherplatz fast voll“ geschickt.
• Sie können selbst keine E-Mails mehr verschicken, weil auch der Ordner „Gesendet“ Platz braucht.

Vorsicht bei E-Mails zum Speicherplatz: Betrüger verschicken gern gefälschte Warnungen mit einem Link zum „Erweitern“. Klicken Sie nie auf solche Links. Prüfen Sie den Speicherplatz immer selbst, indem Sie sich wie gewohnt bei Ihrem Anbieter anmelden. Woran Sie gefälschte E-Mails von Betrügern erkennen, erkläre ich Ihnen in einem eigenen Artikel.

So sehen Sie, wie voll Ihr E-Mail-Postfach ist

Der Platz steckt fast immer in den Anhängen

Eine normale E-Mail mit Text braucht kaum Platz. Tausende davon passen in einen Bruchteil Ihres Speichers. Was das Postfach füllt, sind Anhänge: Fotos der Enkel, Videos vom Geburtstag, eingescannte Unterlagen, Rechnungen als PDF.

Eine einzige E-Mail mit zehn Urlaubsfotos kann so viel Platz brauchen wie zehntausend Textnachrichten. Wer also gezielt die großen E-Mails löscht oder ihre Anhänge woanders sichert, schafft mit wenigen Klicks viel Platz.

Viele Anbieter lassen Sie die E-Mails nach Größe sortieren oder bieten eine Suche nach „Mit Anhang“ an. Dann sehen Sie sofort, wo der meiste Platz steckt.

Der vergessene Ort: Gesendet und Papierkorb

Zwei Ordner werden beim Aufräumen fast immer vergessen. Der erste ist „Gesendet“. Jede E-Mail, die Sie verschicken, landet dort als Kopie, samt aller Fotos, die Sie angehängt haben. Wer oft Bilder an die Familie schickt, hat dort schnell ein paar hundert Megabyte liegen.

Der zweite ist der Papierkorb. Gelöschte E-Mails landen zuerst dort und belegen weiterhin Platz, bis der Papierkorb geleert wird. Bei manchen Anbietern passiert das automatisch nach einigen Wochen, bei anderen nie.

Auch der Spam-Ordner kann über die Jahre groß werden. Schauen Sie deshalb in alle drei Ordner, nicht nur in den Posteingang. Und falls Sie eine E-Mail im Spam-Ordner entdecken, die gar nicht dorthin gehört, zeige ich Ihnen in einem eigenen Artikel, wie Sie sie zurückholen.

Bevor Sie löschen: Wichtiges sichern

Manche E-Mails möchten Sie behalten, auch wenn sie viel Platz brauchen. Die Fotos vom 80. Geburtstag, der Brief vom Notar, die Bestätigung einer Versicherung. Sichern Sie solche Anhänge, bevor Sie die E-Mail löschen.

Öffnen Sie dazu die E-Mail und klicken Sie beim Anhang auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten oder auf „Herunterladen“. Der Anhang landet dann auf Ihrem Computer, meist im Ordner „Downloads“. Verschieben Sie ihn von dort in einen passenden Ordner, etwa „Bilder“ oder „Dokumente“. Wie Sie Ihre Downloads finden, wenn Sie nicht mehr wissen, wo eine Datei gelandet ist, zeige ich Ihnen gesondert.

Prüfen Sie kurz, ob sich die Datei auf dem Computer öffnen lässt. Erst dann löschen Sie die E-Mail. Wie man prüft, ob man wirklich eine eigene Kopie hat, zeige ich auch in Lektion 4 meines Videokurses „Computer verstehen“.

So räumen Sie Schritt für Schritt auf

Mit dieser Reihenfolge schaffen Sie in kurzer Zeit viel Platz, ohne etwas Wichtiges zu verlieren:

1. Leeren Sie den Papierkorb und den Spam-Ordner.
2. Sortieren Sie den Ordner „Gesendet“ nach Größe und löschen Sie große E-Mails, deren Fotos Sie ohnehin noch haben.
3. Machen Sie dasselbe im Posteingang. Sichern Sie vorher die Anhänge, die Sie behalten möchten.
4. Löschen Sie alte Newsletter und Werbung. Viele Anbieter haben dafür eigene Ordner wie „Werbung“ oder „Newsletter“.
5. Leeren Sie danach den Papierkorb noch einmal, denn alles Gelöschte liegt jetzt dort.

Schauen Sie danach wieder auf die Anzeige des Speicherplatzes. Oft dauert es ein paar Minuten, bis sie sich aktualisiert.

Nehmen Sie sich nicht vor, alles auf einmal perfekt zu sortieren. Für den Moment genügt es, dass wieder genug Platz frei ist. Das gründliche Ordnen alter Nachrichten kann warten, bis Sie Lust und Zeit dafür haben.

Im Bild erklärt

Wo der Platz im Postfach steckt

Ein typisches volles Postfach nach zehn Jahren, und welche Schritte am meisten bringen.

Speicherplatz Ihres Postfachs1,0 von 1,0 GB · 100 %

• Anhänge im Posteingang46 %
• Gesendet22 %
• Papierkorb und Spam14 %
• Newsletter und Werbung10 %
• Normale Text-E-Mails8 %

Was das Aufräumen bringt

1. Papierkorb und Spam leerenfrei: 14 %
2. Große E-Mails in „Gesendet“ löschenfrei: bis 22 %
3. Fotos aus dem Posteingang sichern, dann löschenfrei: bis 46 %

Die Text-E-Mails dürfen bleiben. Sie brauchen kaum Platz.

Newsletter abbestellen statt jeden Tag löschen

Viele Postfächer füllen sich langsam, aber stetig mit Werbung von Versandhändlern, Reiseveranstaltern und Vereinen. Jede einzelne Nachricht ist klein, aber über Jahre summiert sich das. Und es kostet jeden Tag Zeit, sie wegzuklicken.

Bei seriösen Absendern steht ganz unten in der E-Mail ein Link „Abmelden“ oder „Newsletter abbestellen“. Ein Klick darauf genügt meist. Bei E-Mails, die Ihnen verdächtig vorkommen, klicken Sie dagegen nicht auf diesen Link, sondern markieren sie als Spam.

Ein paar Minuten Abbestellen sparen auf Dauer viel Aufräumarbeit.

Manche Anbieter zeigen oben in einer Werbe-E-Mail inzwischen sogar selbst einen Knopf „Abbestellen“ an. Der ist besonders praktisch, weil Sie dafür nicht auf eine fremde Seite müssen.

Mehr Speicher kaufen?

Viele Anbieter bieten an, gegen eine monatliche Gebühr mehr Speicherplatz zu bekommen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihr Postfach als Archiv nutzen und viele große Anhänge behalten möchten. Für die meisten reicht aber gelegentliches Aufräumen.

Wenn Sie über ein Upgrade nachdenken, buchen Sie es nur direkt bei Ihrem Anbieter, nachdem Sie sich selbst angemeldet haben. Nie über einen Link aus einer E-Mail.

Was ist mit den E-Mails, die nicht ankamen?

Solange das Postfach voll war, hat der Anbieter neue Nachrichten abgewiesen. Diese E-Mails sind nicht irgendwo zwischengespeichert und kommen auch nicht nachträglich an, wenn wieder Platz ist. Der Absender hat stattdessen eine Fehlermeldung bekommen.

Wenn Sie also auf etwas Wichtiges warten, etwa eine Terminbestätigung oder eine Nachricht von der Familie, sagen Sie den Absendern Bescheid, dass Ihr Postfach wieder funktioniert, und bitten Sie darum, die E-Mail noch einmal zu schicken.

Bei Bestätigungen von Ärzten, Behörden oder Online-Shops lohnt es sich außerdem, auf deren Internetseite nachzusehen. Viele Termine und Bestellungen lassen sich dort auch ohne E-Mail einsehen.

Fotos verschicken, ohne das Postfach zu füllen

Wer viele Fotos an die Familie schickt, füllt gleich zwei Postfächer: das eigene im Ordner „Gesendet“ und das des Empfängers im Posteingang. Bei zwanzig Urlaubsfotos kommen schnell viele Megabyte zusammen. Wie Sie viele Urlaubsbilder trotzdem bequem verschicken, erkläre ich Ihnen ausführlich in einer eigenen Anleitung.

Eine elegantere Lösung ist ein Link zum Teilen. Dabei laden Sie die Fotos einmal in einen Speicher im Internet, zum Beispiel OneDrive oder Google Fotos, und schicken nur einen Link per E-Mail. Der Empfänger klickt darauf und sieht alle Bilder, ohne dass sie in irgendeinem Postfach liegen.

Was ein solcher Speicher im Internet genau ist, erkläre ich Ihnen in einem eigenen Artikel. Und viele Familien nutzen für Fotos inzwischen ohnehin lieber eine gemeinsame Gruppe auf dem Handy.

Damit es nicht wieder passiert

Ein volles Postfach lässt sich leicht vermeiden, wenn man ein paar Gewohnheiten pflegt:

• Fotos aus E-Mails gleich auf den Computer speichern und die E-Mail danach löschen.
• Den Papierkorb einmal im Monat leeren.
• Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.
• Große Fotos nicht per E-Mail verschicken, sondern über einen Link zum Teilen.
• Alle paar Monate einen Blick auf die Speicheranzeige werfen.

Wenn Sie Ihre Fotos auf dem Computer sichern möchten, finden Sie bei mir eine einfache Anleitung dazu.

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Praxis-Check

Ist wieder Platz im Postfach?

• Speicheranzeige geprüft?Beim Anbieter im Browser, nicht im Programm.
• Fotos gesichert?Wichtige Anhänge erst herunterladen, dann löschen.
• Papierkorb geleert?Erst dann ist der Platz wirklich frei.

Und das E-Mail-Programm auf dem Computer?

Wenn Sie Ihre E-Mails mit einem Programm wie Outlook oder Thunderbird lesen, gibt es zwei Speicher: den beim Anbieter und den auf Ihrem Computer. Was im Programm gelöscht wird, verschwindet meist auch beim Anbieter, das hängt aber von der Einstellung ab.

Prüfen Sie nach dem Aufräumen deshalb immer im Browser, ob der Speicherplatz beim Anbieter wirklich gesunken ist. Nur dieser Speicher entscheidet darüber, ob neue E-Mails ankommen.

Wenn es trotzdem nicht klappt

Ist das Postfach nach dem Aufräumen immer noch voll, liegt der Platz manchmal an einer Stelle, die man nicht sofort sieht: in Archiv-Ordnern, im Kalender, in gespeicherten Entwürfen oder bei manchen Anbietern auch im Speicher für Fotos und Dateien, der mit dem Postfach geteilt wird.

Dann lohnt sich ein Blick in die Speicherübersicht der Einstellungen. Viele Anbieter zeigen dort genau, was wie viel Platz belegt. Und wenn Sie gar nicht weiterkommen, hilft es, das Postfach gemeinsam mit jemandem durchzugehen.

Hilfe beim vollen Postfach in Berlin-Charlottenburg

Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg wohnen, komme ich gerne zu Ihnen nach Hause. Ich räume Ihr Postfach mit Ihnen auf, sichere Fotos und wichtige Anhänge auf dem Computer und bestelle lästige Newsletter ab. Danach zeige ich Ihnen, wo Sie den Speicherplatz künftig selbst im Blick behalten.

Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.

Am Telefon reicht übrigens ein Satz wie: „Meine E-Mails kommen zurück, das Postfach soll voll sein.“ Damit weiß ich schon ziemlich viel.