In diesem Artikel
Sie möchten nur schnell etwas ausdrucken. Einen Überweisungsträger. Eine Bordkarte. Das Rezept für den Kuchen am Sonntag. Sie klicken auf „Drucken“. Und dann erscheint diese Meldung: „Drucker offline.“
Der Drucker steht einen Meter neben Ihnen. Er ist eingeschaltet. Eine grüne Lampe leuchtet sogar. Er sieht ausgesprochen online aus. Trotzdem behauptet der Computer das Gegenteil. Was ist da los?
Die ersten Prüfungen:
- Ist der Drucker eingeschaltet und aus dem Ruhemodus geweckt?
- Stimmt die Verbindung per Kabel oder WLAN?
- Ist am Computer der richtige Drucker ausgewählt?
„Offline“ heißt nur: Der Computer erreicht den Drucker gerade nicht
Das ist die wichtigste Erkenntnis. „Offline“ bedeutet nicht, dass der Drucker kaputt ist. Es bedeutet auch nicht, dass Tinte fehlt oder Papier klemmt. Es bedeutet nur: Der Computer hat versucht, den Drucker anzusprechen. Und keine Antwort bekommen.
Das ist ungefähr so, als würden Sie bei einem Nachbarn klingeln und niemand öffnet. Vielleicht ist er nicht zu Hause. Vielleicht schläft er. Vielleicht ist die Klingel kaputt. Oder Sie stehen versehentlich vor der falschen Tür.
Der Nachbar selbst ist deshalb noch lange nicht verschwunden. Und genau so ist es auch beim Drucker. Welche Druckerstörungen es sonst noch gibt und wie Sie sie beheben, zeige ich Ihnen in meinem Wegweiser zu Drucker und Scanner.
Erster Blick: Ist der Drucker wirklich wach?
Viele Drucker gehen nach einiger Zeit in einen Energiesparmodus. Manche schlafen dabei so tief, dass sie auch ihre Verbindung zum WLAN kurz unterbrechen. Der Computer klopft an, und der Drucker hört es nicht.
Drücken Sie deshalb zuerst einmal eine Taste am Drucker. Oder schalten Sie ihn kurz aus und wieder ein. Warten Sie danach ein bis zwei Minuten. Ein Drucker braucht nach dem Einschalten etwas Zeit, bis er sich wieder mit dem WLAN verbunden hat. Schafft er das auch nach einigen Minuten nicht, zeige ich Ihnen in einem eigenen Artikel, wie Sie den Drucker mit dem WLAN verbinden.
Dann versuchen Sie es noch einmal. Erstaunlich oft ist die Sache damit schon erledigt.
Ihr Drucker mit Kabel ist offline? Prüfen Sie zuerst das Kabel
Wenn Ihr Drucker mit einem USB-Kabel am Computer hängt, ist die Suche etwas einfacher. Schauen Sie, ob das Kabel an beiden Enden fest steckt. Am Drucker. Und am Computer.
Gerade bei Laptops wird das Kabel oft abgezogen, wenn der Laptop mal woanders benutzt wird. Und später in einen anderen Anschluss gesteckt. Das ist meistens kein Problem. Aber manchmal richtet Windows den Drucker dann ein zweites Mal ein. Dazu gleich mehr.
Ihr WLAN-Drucker ist offline? Prüfen Sie, ob er noch im WLAN ist
Ein WLAN-Drucker ist nicht direkt mit Ihrem Computer verbunden. Beide sind mit dem Router verbunden. Und der Router vermittelt zwischen ihnen. Vereinfacht sieht das so aus: Computer → Router → Drucker
Wenn der Drucker die Verbindung zum Router verloren hat, kann der Computer ihn nicht mehr erreichen. Dann ist er offline.
Bei vielen Druckern zeigt eine Lampe oder ein kleines Symbol, ob das WLAN verbunden ist. Leuchtet sie gleichmäßig, ist der Drucker meistens verbunden. Blinkt sie oder ist sie aus, hat er vermutlich keine Verbindung.
Die Bedeutung der Lampen ist leider bei jedem Hersteller ein bisschen anders. Im Zweifel hilft ein Blick in die Anleitung. Oder auf die Internetseite des Herstellers.
Wurde vor Kurzem etwas am Router verändert?
Das ist einer der häufigsten Gründe überhaupt. Ein neuer Router wurde angeschlossen. Oder der Internetanbieter hat etwas umgestellt. Oder jemand hat das WLAN-Passwort geändert.
Der Computer und das Handy haben sich danach schnell wieder verbunden, weil Sie das neue Passwort eingegeben haben. Der Drucker aber nicht. Er versucht weiterhin, sich mit dem alten WLAN und dem alten Passwort zu verbinden. Und kommt nicht hinein. Falls Sie das neue Passwort gerade nicht zur Hand haben: Wo Sie es am Router, am PC oder am Handy nachsehen, habe ich Ihnen aufgeschrieben.
In diesem Fall muss der Drucker neu mit dem WLAN verbunden werden. Wie das grundsätzlich funktioniert, habe ich in meiner Anleitung zum Anschließen per Kabel oder Funk beschrieben. beschrieben.
Der Drucker ist umgezogen – zumindest im Netzwerk
Jetzt wird es ein kleines bisschen technischer. Aber nur ein kleines bisschen.
Jedes Gerät in Ihrem WLAN bekommt vom Router eine Art Hausnummer. Die nennt man IP-Adresse. Der Computer merkt sich, unter welcher Hausnummer der Drucker wohnt. Und schickt die Druckaufträge genau dorthin.
Das Problem: Manche Router vergeben diese Hausnummern nach einem Neustart neu. Der Drucker wohnt dann plötzlich unter einer anderen Nummer. Der Computer klingelt aber weiterhin unter der alten. Und dort öffnet niemand.
Auf welchem Weg erreicht der Computer den Drucker?
„Offline“ heißt: Auf diesem Weg kommt gerade keine Antwort zurück.
Nach einem Router- oder Passwortwechsel muss der Drucker eventuell neu ins WLAN.
Hier zuerst prüfen, ob das Kabel an beiden Enden fest sitzt.
Ein typisches Anzeichen dafür: Der Drucker ist eindeutig mit dem WLAN verbunden. Vielleicht kann sogar das Handy darauf drucken. Nur der Computer behauptet hartnäckig, er sei offline.
Oft hilft es dann schon, den Drucker unter Windows zu entfernen und neu hinzuzufügen. Dann sucht Windows ihn neu und findet die aktuelle Hausnummer.
Dauerhaft lässt sich das Problem lösen, indem man dem Drucker im Router immer dieselbe Hausnummer zuweist. Das ist eine Einstellung im Router. Nicht kompliziert, aber man muss wissen, wo.
Steht da vielleicht „Drucker offline verwenden“?
Windows hat eine Einstellung, die genau so heißt. Und die manchmal eingeschaltet ist, ohne dass jemand weiß, warum. Wenn sie aktiv ist, schickt Windows absichtlich nichts an den Drucker.
Sie finden die Einstellung so:
- Öffnen Sie die Einstellungen.
- Gehen Sie zu „Bluetooth und Geräte“.
- Dann zu „Drucker und Scanner“.
- Klicken Sie auf Ihren Drucker.
- Und dann auf „Druckwarteschlange öffnen“.
Im neuen Fenster finden Sie oben das Menü „Drucker“. Wenn dort vor „Drucker offline verwenden“ ein Häkchen ist, klicken Sie darauf. Dann ist das Häkchen weg. Und Windows spricht wieder mit Ihrem Drucker.
Hängt ein alter Druckauftrag fest?
In derselben Druckwarteschlange sehen Sie auch, welche Aufträge gerade auf den Druck warten. Manchmal hängt dort ein alter Auftrag fest. Vielleicht von vorgestern. Vielleicht von dem Moment, als der Drucker schon einmal offline war.
Solange dieser Auftrag nicht durchkommt, warten alle anderen dahinter. Wie an einer Supermarktkasse, an der ganz vorne jemand seinen Geldbeutel sucht.
Klicken Sie den hängenden Auftrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Abbrechen“. Danach versuchen Sie es mit Ihrem eigentlichen Ausdruck noch einmal.
Drucken Sie vielleicht auf den falschen Drucker?
Auch das kommt öfter vor, als man denkt. In der Liste der Drucker stehen manchmal mehrere Einträge. Zum Beispiel: „HP OfficeJet“ und „HP OfficeJet (Kopie 1)“. Oder ein alter Drucker, den es schon seit Jahren nicht mehr gibt.
Wenn Sie auf den falschen Eintrag drucken, meldet Windows natürlich „offline“. Denn dieser Drucker ist tatsächlich nicht erreichbar. Er existiert nur noch als Eintrag.
Schauen Sie deshalb im Druckfenster genau nach, welcher Drucker ausgewählt ist.
Wenn ein Eintrag funktioniert, können Sie ihn in den Einstellungen als Standarddrucker festlegen. Dann wird er künftig automatisch ausgewählt. Und Einträge für Drucker, die längst entsorgt sind, dürfen weg.
Vor dem nächsten Druckversuch
- Drucker auswählenKontrollieren Sie im Druckfenster den ausgewählten Eintrag.
- Kopien erkennenEin alter oder doppelter Druckereintrag kann „offline“ melden.
- Funktionierenden Drucker merkenLegen Sie ihn bei Bedarf als Standarddrucker fest.
Die richtige Reihenfolge beim Neustarten
Wenn gar nichts hilft, ist ein Neustart aller Beteiligten oft die einfachste Lösung. Die Reihenfolge spielt dabei eine Rolle. Ich würde so vorgehen:
- Zuerst den Drucker ausschalten.
- Dann den Computer über „Neu starten“ neu starten.
- Wenn der Computer wieder läuft, den Drucker einschalten.
- Ein bis zwei Minuten warten.
- Dann einen Testdruck versuchen.
Den Router würde ich nur dann neu starten, wenn auch andere Geräte Probleme mit dem WLAN haben. Denn ein Router-Neustart unterbricht kurz das Internet für alle im Haushalt. Und er kann, wie oben beschrieben, die Hausnummern neu verteilen. Wenn es doch nötig ist, zeige ich Ihnen, wie Sie den Router neu starten und worauf es dabei ankommt.
Was ich nicht als Erstes tun würde
Den Drucker komplett neu installieren. Neue Tintenpatronen kaufen. Oder einen neuen Drucker bestellen. „Offline“ ist in den allermeisten Fällen ein Verbindungsproblem. Kein Defekt.
Und vor allem würde ich nicht im Internet nach „Drucker offline Lösung“ suchen und das erstbeste Programm herunterladen, das eine schnelle Reparatur verspricht.
Dahinter verbergen sich leider oft Werbung, überflüssige Software oder angebliche Supportnummern, bei denen am Ende jemand Geld von Ihnen möchte.
Treiber und Programme für Ihren Drucker gibt es auf der offiziellen Internetseite des Herstellers. Nirgendwo sonst.
Die einfachste Merkhilfe
Wenn Sie sich nur eines merken möchten, dann dies: „Offline“ heißt nicht „kaputt“. Es heißt nur: Computer und Drucker finden gerade nicht zueinander.
Und dann ist die Frage nicht: „Was ist mit dem Drucker los?“ Sondern: „Wo ist die Verbindung unterbrochen?“
Der Energiesparmodus des Druckers
Viele Drucker gehen nach einiger Zeit in einen tiefen Schlaf, um Strom zu sparen. Manche schalten dabei auch ihr WLAN ab. Der Computer sieht den Drucker dann nicht mehr und meldet „offline“, obwohl das Gerät eigentlich eingeschaltet ist.
Meist genügt es, eine Taste am Drucker zu drücken, um ihn aufzuwecken. Wenn das sehr oft vorkommt, lohnt sich ein Blick ins Menü des Druckers. Unter „Energie“ oder „Einstellungen“ lässt sich oft einstellen, nach wie vielen Minuten er einschläft oder ob er sich ganz abschaltet. Eine längere Zeit macht ihn zuverlässiger, kostet aber etwas mehr Strom. Streikt bei Ihrem Kombigerät auch das Scannen, lesen Sie, was ich Ihnen für den Fall rate, dass der Scanner nicht funktioniert.
Eine feste Adresse für den Drucker
Jedes Gerät im WLAN bekommt vom Router eine Adresse, eine Reihe von Zahlen mit Punkten. Diese Adresse kann sich ändern, etwa nach einem Neustart des Routers. Hat sich Windows die alte Adresse gemerkt, findet es den Drucker danach nicht mehr.
Bei vielen Routern lässt sich einstellen, dass ein Gerät immer dieselbe Adresse bekommt. Das ist ein Eingriff in die Einstellungen des Routers und nichts, was man auf Verdacht ausprobieren sollte. Wenn Ihr Drucker aber regelmäßig verschwindet, ist das oft die dauerhafte Lösung, und jemand, der sich auskennt, richtet es in wenigen Minuten ein.
Wie Sie einen Fehler eingrenzen, also prüfen, ob Drucker, Computer oder Verbindung betroffen sind, zeige ich in Lektion 9 meines Videokurs „Computer verstehen“.
Wenn der Drucker immer wieder offline geht
Manchmal hilft der Neustart. Und am nächsten Tag ist der Drucker wieder offline. Und am übernächsten auch. Irgendwann hat man das Gefühl, der Drucker mache das mit Absicht. Damit müssen Sie sich nicht abfinden: Wie ich Ihnen bei Druckerproblemen helfe, habe ich auf einer eigenen Seite beschrieben.
Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg wohnen, komme ich gerne zu Ihnen nach Hause und sehe mir das an.
Ich prüfe, wo die Verbindung zwischen Computer, Router und Drucker tatsächlich abbricht, räume doppelte Druckereinträge auf und richte die Verbindung so ein, dass sie dauerhaft hält.
Und am Ende drucken wir gemeinsam einen Test. Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.
Und falls Ihr Drucker gerade wieder behauptet, er sei offline: Er steht wahrscheinlich immer noch neben Ihnen. Er hat nur vergessen, an die Tür zu gehen.