In diesem Artikel
Die Hausverwaltung hat die neue Nebenkostenabrechnung per E-Mail geschickt. Im Text steht nur: „Anbei erhalten Sie die Abrechnung für das vergangene Jahr.“ Darunter ein kleines Symbol mit einer Büroklammer und ein Dateiname, der auf .pdf endet.
Sie klicken darauf, und die Abrechnung erscheint. So einfach kann es sein, einen E-Mail-Anhang zu öffnen. Gut. Am nächsten Tag möchten Sie sie ausdrucken, um sie in Ruhe mit dem Kugelschreiber durchzugehen. Aber wo ist sie jetzt? In der E-Mail? Auf dem Computer? Irgendwo dazwischen?
Anhänge gehören zu den Dingen, die am Computer am häufigsten Fragen aufwerfen. Dabei steckt hinter dem Öffnen, Speichern und Wiederfinden ein einfaches Prinzip.
Hier zeige ich, was ein Anhang eigentlich ist, wie Sie ihn öffnen, wie Sie ihn sicher auf Ihrem Computer ablegen und woran Sie gefährliche Anhänge erkennen.
Anhänge in drei Sätzen:
- Die Vorschau zeigt nur, „Herunterladen“ speichert.
- Gespeicherte Anhänge landen meist im Ordner „Downloads“.
- Unerwartete Anhänge mit seltsamer Endung nie öffnen.
Was ein Anhang eigentlich ist
Ein Anhang ist eine Datei, die an eine E-Mail angeheftet wurde, so wie man früher eine Rechnung mit einer Büroklammer an einen Brief geheftet hat. Deshalb ist das Zeichen für Anhänge auch fast überall eine kleine Büroklammer.
Ein Anhang kann alles Mögliche sein: ein Foto, ein Brief, eine Rechnung, ein Formular, eine Tabelle. Er liegt zunächst nur in der E-Mail, also beim E-Mail-Anbieter im Internet. Auf Ihrem Computer ist er erst, wenn Sie ihn dort speichern.
Dieser Unterschied ist der Schlüssel zu fast allen Fragen rund um Anhänge. Solange der Anhang nur in der E-Mail liegt, ist er von Ihrem Postfach abhängig: Wird die E-Mail gelöscht, ist auch der Anhang weg. Haben Sie ihn auf dem Computer gespeichert, gehört die Kopie Ihnen, unabhängig davon, was mit der E-Mail passiert.
Übrigens: Auch beim Verschicken funktioniert es genauso. Wer selbst ein Foto oder einen Brief anhängt, schickt eine Kopie mit. Das Original bleibt auf dem eigenen Computer. Hängen Sie rund um E-Mail noch an anderen Stellen, schauen Sie gern in meine Übersicht mit allen E-Mail-Anleitungen.
Woran Sie einen Anhang erkennen
In der Liste Ihrer E-Mails zeigt eine kleine Büroklammer neben dem Betreff, dass die Nachricht einen Anhang hat. Öffnen Sie die E-Mail, sehen Sie den Anhang meist unter dem Betreff oder ganz unten unter dem Text, als kleines Kästchen mit Dateinamen und Symbol.
Am Ende des Dateinamens steht hinter einem Punkt eine Endung. Sie verrät, was für eine Datei es ist:
- .pdf für Briefe, Rechnungen und Formulare, die überall gleich aussehen,
- .jpg oder .png für Fotos und Bilder,
- .docx für Word-Dokumente, die man bearbeiten kann,
- .xlsx für Tabellen aus Excel,
- .zip für ein Paket mit mehreren Dateien darin.
Die meisten Anhänge im Alltag sind PDF-Dateien oder Fotos. Beide lassen sich auf jedem Computer ohne zusätzliche Programme öffnen.
Wird die Endung bei Ihnen nicht angezeigt, können Sie das ändern. Öffnen Sie den Explorer, klicken Sie oben auf „Anzeigen“, dann auf „Einblenden“ und setzen Sie ein Häkchen bei „Dateinamenerweiterungen“. Bei Windows 10 finden Sie das Häkchen unter „Ansicht“. Danach sehen Sie bei jeder Datei, was sie ist.
Öffnen oder herunterladen – was passiert mit Ihrem E-Mail-Anhang?
Bei den meisten E-Mail-Anbietern gibt es zwei Möglichkeiten, einen Anhang anzusehen. Ein Klick auf den Anhang öffnet ihn oft direkt im Browser, als Vorschau. Daneben gibt es ein Symbol mit einem Pfeil nach unten oder den Befehl „Herunterladen“.
Die Vorschau ist praktisch, um kurz hineinzuschauen. Aber sie speichert nichts auf Ihrem Computer. Schließen Sie das Fenster, ist der Anhang wieder nur in der E-Mail.
Erst „Herunterladen“ legt eine Kopie auf Ihrem Computer ab. Genau diesen Unterschied zwischen Ansehen und Speichern zeige ich in Lektion 4 meines Videokurses „Computer verstehen“, dort am Beispiel einer Rechnung.
So speichern Sie einen Anhang
Mit diesen Schritten landet der Anhang sicher auf Ihrem Computer:
Zwei Knöpfe, zwei Ergebnisse
Neben jedem Anhang gibt es meist zwei Möglichkeiten, aber nur eine legt eine Kopie an.
HausverwaltungNebenkostenabrechnung
Anbei erhalten Sie die Abrechnung für das vergangene Jahr.
1Vorschau
Sie sehen die Abrechnung, aber nichts landet auf dem Computer. Fenster zu, Abrechnung weg.
2Herunterladen
DownloadsDokumente › Wohnung
Eine eigene Kopie. Mit neuem Namen: „2026-03 Hausverwaltung Nebenkosten“.
- Öffnen Sie die E-Mail mit dem Anhang.
- Fahren Sie mit der Maus über den Anhang. Es erscheinen kleine Symbole.
- Klicken Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten oder auf „Herunterladen“. In Outlook heißt es „Speichern unter“.
- Fragt der Computer, wo die Datei hin soll, wählen Sie den passenden Ordner, etwa „Dokumente“. Fragt er nicht, landet die Datei im Ordner „Downloads“.
- Öffnen Sie die gespeicherte Datei einmal vom Computer aus, um zu prüfen, dass alles geklappt hat.
Bei mehreren Anhängen gibt es oft zusätzlich „Alle herunterladen“. Dann werden die Dateien manchmal als ein Paket mit der Endung .zip gespeichert. Ein Doppelklick auf das Paket zeigt den Inhalt, und mit „Alle extrahieren“ packen Sie die Dateien aus.
Wo der Anhang danach liegt
Hat der Computer nicht gefragt, liegt der Anhang fast immer im Ordner „Downloads“. Sie finden ihn im Explorer links in der Liste. Die neueste Datei steht meist ganz oben, wenn die Ansicht nach Datum sortiert ist.
Der Ordner „Downloads“ ist allerdings ein Durchgangsort. Wichtige Unterlagen sollten Sie von dort in einen passenden Ordner verschieben, zum Beispiel „Dokumente“ und darin „Wohnung“ oder „Rechnungen“. Dann finden Sie die Nebenkostenabrechnung auch im nächsten Jahr noch.
Wo heruntergeladene Dateien auf Ihrem Computer landen, zeige ich Ihnen in einem eigenen Artikel rund um den Ordner „Downloads“.
Gleich einen guten Namen vergeben
Anhänge haben oft Namen, die niemand versteht: „Abrechnung_2025_0042871.pdf“ oder einfach „Scan0001.pdf“. Wenn Sie den Anhang speichern, ist der beste Moment, ihm einen Namen zu geben, den Sie später wiedererkennen.
Bewährt hat sich: erst Jahr und Monat, dann Absender und Thema. „2026-03 Hausverwaltung Nebenkosten“ zum Beispiel. Mehr zum Benennen von Dateien steht im Artikel Wo ist Ihr Brief gespeichert? So suchen und finden Sie Dateien
Ist der Anhang sicher abgelegt?
- Heruntergeladen?Nicht nur in der Vorschau angesehen.
- Aus „Downloads“ verschoben?In einen Ordner, der zum Thema passt.
- Umbenannt?Mit Jahr, Monat, Absender und Thema.
Wenn sich Ihr E-Mail-Anhang nicht öffnen lässt
Manchmal klickt man auf einen Anhang, und nichts passiert, oder Windows fragt, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll. Meist fehlt dann ein passendes Programm.
Bei Word- oder Excel-Dateien ohne Office auf dem Computer hilft es oft, den Anhang in der Vorschau des E-Mail-Anbieters anzusehen. Viele Anbieter zeigen solche Dateien direkt im Browser an. Alternativ gibt es kostenlose Programme wie LibreOffice, die diese Dateien öffnen.
Bei .zip-Paketen muss der Inhalt erst ausgepackt werden, wie oben beschrieben. Und bei sehr ungewöhnlichen Endungen sollten Sie stutzig werden, dazu gleich mehr.
Erscheint beim Öffnen eines PDF eine Frage nach einem Passwort, hat der Absender die Datei geschützt. Das ist bei Banken, Versicherungen und Ärzten üblich. Das Passwort steht dann meist in einem Brief oder wurde Ihnen getrennt mitgeteilt, zum Beispiel Ihr Geburtsdatum.
Gefährliche Anhänge erkennen
Über Anhänge versuchen Betrüger oft, Schadprogramme auf Computer zu bringen. Eine gefälschte Rechnung, ein angebliches Paket, eine dringende Mahnung, und im Anhang steckt ein Programm, das sich beim Öffnen einnistet. Ein paar Warnzeichen helfen:
- Sie erwarten keine E-Mail dieses Absenders, oder der Absender ist Ihnen unbekannt.
- Die E-Mail macht Druck: Mahnung, Kontosperre, letzte Frist.
- Der Anhang hat eine ungewöhnliche Endung wie .exe, .bat, .js oder .scr.
- Ein Dateiname täuscht, etwa „Rechnung.pdf.exe“.
- Ein Office-Dokument bittet beim Öffnen darum, „Inhalte zu aktivieren“ oder „Makros“ einzuschalten.
Bei solchen Anhängen gilt: nicht öffnen, sondern löschen. Woran Sie betrügerische E-Mails insgesamt erkennen, zeige ich Ihnen in meiner Anleitung, wie Sie eine Phishing-Mail erkennen.
„Inhalte aktivieren?“ – lieber nicht
Ein besonderer Trick verdient einen eigenen Hinweis. Manche Word- oder Excel-Dateien zeigen beim Öffnen eine gelbe Leiste mit dem Hinweis „Geschützte Ansicht“ und einem Knopf „Bearbeitung aktivieren“ oder „Inhalt aktivieren“. Im Dokument steht dann oft, Sie müssten auf diesen Knopf klicken, um den Inhalt zu sehen.
Genau das sollten Sie bei unerwarteten Dateien nicht tun. Die geschützte Ansicht ist ein Schutz von Microsoft, der verhindert, dass versteckte Programme im Dokument ausgeführt werden. Wer ihn abschaltet, öffnet möglicherweise die Tür für Schadsoftware.
Bei einer Datei, die Sie selbst erwartet haben, etwa von einem Familienmitglied, ist das Aktivieren meist harmlos. Bei allem anderen schließen Sie die Datei lieber.
Einen Anhang ausdrucken
Viele Anhänge möchte man auf Papier haben, gerade Abrechnungen, Formulare oder Bescheide. Am einfachsten geht das, wenn Sie den Anhang zuerst auf dem Computer speichern und dann von dort öffnen. Im Programm, das die Datei zeigt, finden Sie den Befehl „Drucken“, meist über das Druckersymbol oder die Tastenkombination Strg und P.
Manche E-Mail-Anbieter haben in der Vorschau ebenfalls ein Druckersymbol. Das funktioniert auch, druckt aber manchmal nur die sichtbare Seite oder fügt Rand und Logo des Anbieters hinzu. Wer sauber drucken möchte, nimmt lieber den Weg über die gespeicherte Datei.
Ein kleiner Tipp: Prüfen Sie im Druckfenster, wie viele Seiten gedruckt werden. Bei langen Dokumenten genügt oft eine Auswahl, etwa „Seiten 1 bis 2“, und Sie sparen Papier und Tinte. Und wenn Ihr Drucker gar nicht druckt, habe ich Ihnen gesondert aufgeschrieben, was Sie selbst ausprobieren können.
Anhänge auf dem Handy oder Tablet
Auf dem Handy funktionieren Anhänge ähnlich, sehen aber anders aus. In der E-Mail-App erscheint der Anhang als kleines Kästchen unter dem Text. Ein Tippen darauf öffnet ihn in einer Vorschau.
Zum Speichern tippen Sie in der Vorschau auf das Teilen-Symbol, beim iPhone ein Kästchen mit einem Pfeil nach oben, bei Android oft drei verbundene Punkte. Dort finden Sie „In Dateien sichern“ oder „Herunterladen“. Fotos lassen sich meist mit „Bild sichern“ direkt in die Fotosammlung legen.
Für wichtige Unterlagen, die Sie dauerhaft aufbewahren möchten, ist der Computer trotzdem der bessere Ort. Dort lassen sie sich leichter ordnen, ausdrucken und sichern.
Anhänge sicher aufbewahren
Anhänge, die nur in der E-Mail liegen, sind nicht dauerhaft sicher. Ein volles Postfach, ein vergessenes Passwort oder ein Wechsel des Anbieters, und die Datei ist schwer wiederzubekommen. Wichtige Unterlagen gehören deshalb auf den Computer und von dort auf eine Sicherung.
Wenn Ihr Postfach voll ist, sind Anhänge übrigens fast immer der Grund. Wie Sie dann aufräumen, ohne Wichtiges zu verlieren, steht im Artikel Ihr E-Mail-Postfach ist voll? Das können Sie jetzt tun
Wenn Sie unsicher sind
Im Zweifel fragen Sie beim Absender nach, aber nicht per Antwort auf die E-Mail. Rufen Sie unter der Nummer an, die Sie kennen, oder schreiben Sie eine neue E-Mail an die Adresse, die Sie schon lange verwenden. Ein echter Absender bestätigt gern, dass er Ihnen etwas geschickt hat. Sagt er, die E-Mail sei längst unterwegs, Sie finden sie aber nicht, dann lohnt sich ein Blick in den Spam-Ordner. Wie Sie eine dort gelandete Nachricht wiederfinden und retten, zeige ich Ihnen in einem eigenen Artikel.
Und wenn Sie schon einen verdächtigen Anhang geöffnet haben: Trennen Sie den Computer vom Internet und lassen Sie ihn prüfen. Was sonst zu tun ist, beschreibe ich Ihnen in meiner Anleitung für den Fall, dass Sie eine verdächtige Mail am Smartphone geöffnet haben.
Hilfe mit E-Mail-Anhängen in Berlin-Charlottenburg
Wenn Sie in Berlin-Charlottenburg wohnen, komme ich gerne zu Ihnen nach Hause. Ich zeige Ihnen an Ihrem eigenen Postfach, wie Sie Anhänge öffnen, speichern und ordentlich ablegen, richte Ordner für Ihre Unterlagen ein und erkläre, woran Sie gefährliche Anhänge erkennen.
Sie erreichen mich unter 0151 44985258 oder per E-Mail an hilfe@computerhilfe-charlottenburg.de.
Am Telefon reicht übrigens ein Satz wie: „Ich bekomme Rechnungen als Anhang und finde sie danach nie wieder.“ Damit weiß ich schon ziemlich viel.